Mémoire technique formation et assistance

Contact/Devis

Répondre aux marchés publics les étapes

Répondre à un appel d’offres de marché public en 5 étapes pour les TPE/PME

Demande d'informations ou de devis

Répondre aux appels d’offres dématérialisés permet aux TPE et PME de diversifier leur clientèle et de développer leur chiffre d’affaires. Quelles sont les étapes pour répondre aux appels d’offres publics via une plateforme de dématérialisation ?

La réponse aux appels d'offres vous intéresse dès lors que vous êtes chargé de répondre aux marchés publics ce qui concerne : les chargés d'affaires, les directeurs commerciaux, les assistantes commerciales, les secrétaires, les ingénieurs et techniciens, les chefs d'entreprises et artisans.

Sommaire de la fiche

Questions générales sur la réponse aux marchés publics pour les PME

  1. Qu’est-ce qu’un appel d’offres public ?
  2. Qui sont les acheteurs publics ?
  3. Qui peut répondre aux appels d’offres publics ? (moins de 3 ans de CA ? auto-entrepreneurs ? étrangers ? administrations ?)

5 étapes pour répondre aux appels d'offres

  1. Où trouver les annonces d'appels d’offres publics ou privés en cours ?
  2. Comment analyser le dossier de consultation et prendre la décision Go/Nogo ?
  3. Comment rédiger la réponse à l’appel d’offres ? (candidature et offre)
  4. Comment transmettre le pli par voie électronique via le profil d'acheteur ?
  5. Comment améliorer vos futures réponse ?

Questions générales sur la réponse aux marchés publics pour les PME

Qu’est-ce qu’un appel d’offres public ?

Un marché public est un contrat conclu à titre onéreux par un acheteur public (pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice), pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services, avec une ou plusieurs entreprises.

Qui sont les acheteurs publics ?

Les donneurs d’ordres, acheteurs publics (ou parfois privés d’ailleurs) peuvent être, par exemple : l’Etat, les CCI, les chambres de métiers, les universités, les hôpitaux, les collectivités territoriales (conseils départementaux, régions, mairies, communautés d’agglomération, …), …, SNCF, RATP, EDF, GDF, ADP, France Télévision, … .

Certains acheteurs privés peuvent aussi être soumis aux règles du code de la commande publique comme par exemple certains bailleurs sociaux (OPH), sociétés d’économie mixte (SEM), Fondations, associations loi 1901, ...

Qui peut répondre aux appels d’offres publics ? (moins de 3 ans de CA ? auto-entrepreneurs ? étrangers ? administrations ?)

Dans le respect du principe de liberté d’accès à la commande publique, toute structure peut se porter candidate à l’attribution d’un marché public à partir du moment où l’entreprise n’a pas fait l’objet d’une exclusion des marchés publics donc ne fait pas l’objet d’une interdiction de soumissionner.

Le règlement de consultation (RC) doit préciser les exigences minimales, ceci implique que peuvent se porter candidats :

  • les entreprises qui ne disposent pas de 3 années de chiffre d’affaires, contrairement à une idée reçue. Si le RC mentionne un chiffre d’affaires exigible des candidats, ce dernier doit être proportionné au contexte et se limiter au maximum à deux fois le montant estimé du marché.
  • les entreprises qui ne disposent pas de références similaires à l’exécution de marchés de même nature ne peuvent être éliminées sur ce seul critère, 
  • les micro-entrepreneurs,
  • les entreprises étrangères qui peuvent candidater à un marché public en France,
  • les structures administratives, avec lesquelles vous pouvez parfois vous retrouver en concurrence.

Les entreprises peuvent répondre seules, ou en sous-traitance ou en groupement momentané d’entreprises (GME).

Quelles sont les connaissances minimales pour répondre aux appels d’offres publics ?

Avant de constituer sa réponse l’entrepreneur, que ce soit une TPE, PME ou grande entreprise, doit impérativement connaitre les fondamentaux des marchés publics. En effet la réponse aux appels d’offre nécessite de comprendre ce qui est écrit dans les pièces fournies.

A défaut de connaissances suffisantes le candidat aura beaucoup de mal à appréhender le contenu de ce qui sera notamment indiqué dans le règlement de consultation alors qu'il sera son pain quotidien.

Les notions de base minimales à connaitre, qui figurent dans les pièces du dossier de consultation et sont principalement les suivantes :

Les sigles les plus courants

Doivent être parfaitement connus : AAPC, DCE, RC, CCAP, CCTP, CCP, CCAG, CCTG, DPGF, BPU, DQE, devis estimatif, PSE, EIDAS, …

La terminologie employée par l'acheteur

Marché public, accord-cadre à bon de commande ou à marchés subséquents, accords-cadres mono-attributaires ou multi-attributaires, variante, option, tranche ferme et optionnelle, pièces contractuelles du marché, révision des prix, pénalités de retard, procédures formalisées ou non, procédures ouvertes ou restreintes, candidature, offre financière, offre technique, seuils financiers de procédure, profil d’acheteur, certificat de signature électronique, …

Les procédures 

Procédure adaptée (MAPA), appel d’offres ouvert, appel d’offres restreint, marché avec négociation, dialogue compétitif, procédure sans publicité ni mise en concurrence préalable.

Par exemple, de nombreuses entreprises ne connaissent pas les différences entre un appel d'offres et une procédure adaptée.

Les formes prises pour la réponse

Les possibilités de répondre seul, ou en sous-traitance ou en groupement avec des partenaires.

Les principaux formulaires utilisés

Au nombre de ces formulaires on trouve notamment les formulaires DC1, DC2, DC4, ATTRI1. Le DC1 etle DC4 comprenent la déclaration sur l’honneur articles L2141-1 à L2141-5 et L2141-7 à L2141-11 du code de la commande publique.

Malgré la réglementation de la commande publique, le règlement de consultation n’étant pas homogène selon le donneur d’ordres, il s’avère difficile à lire par les entreprises débutantes. Si bien que ces dernières ont du mal à lister les pièces à transmettre qu’elles confondent souvent avec les pièces du contrat final.

On distingue 5 phases principales pour gour gérer une réponse à un appel d'offres :

1/ Où trouver les annonces d'appels d’offres publics ou privés en cours ?

1.1/ La recherche des avis de marché sur les plateformes de dématérialisation

Pour trouver des appels d’offres publics et parfois privés il existe plusieurs sites Internet de dématérialisation, ce sont des plateformes électroniques qui sont généralement des profils d’acheteur.

Les plateformes de dématérialisation

 il s’agit de sites internet qui publient les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et les dossiers de consultation des entreprises (DCE) des acheteurs publics. Vous pouvez y accéder gratuitement et effectuer des recherches par mots-clés, par secteur, par localisation, etc. Vous pouvez également créer des alertes pour recevoir les opportunités par e-mail.

NB : ces sites sont GRATUITS, inutile de vous inscrire sur des sites payants (sauf pour les grandes entreprises pour optimiser la gestion des alertes).

Les sites payants n’ont aucun intérêt pour les TPE et les petites PME.

Il vous est conseillé de programmer des alertes gratuites via une veille sur les annonces (il faut créer un compte). Il est recommandé de programmer les alertes sur les 2 premiers sites ci-dessous, éventuellement sur le 3eme site (PLACE) si vous répondez à des marchés d’Etat, c’est amplement suffisant.

  • Le bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP). C’est le site à privilégier par les entreprises car il est le site principal à utiliser pour les annonces officielles. Il est relativement fonctionnel et permet de faire des recherches par mots-clés soit dans une liste préétablie, soit via des mots-clés dans l’objet du marché ou dans le corps de l’annonce. On peut aussi filtrer par des critères géographiques ainsi que d’autres critères pertinents. Les marchés les plus importants y figurent notamment pour les marchés dépassant les seuils européens.
  • Le site marchesonline, qui est privé.
  • La PLACE : la plateforme des achats de l'État.
  • Les journaux habilités à recevoir des annonces légales (JAL), dont la liste figure dans chaque préfecture.
  • Le journal officiel de l’Union européenne (JOUE) qui est obligatoire pour les marchés dépassant les seuils européens. .

Vous pouvez également trouver des avis de marchés dans d'autres publications notamment pour les marchés à procédures adaptées (MAPA) dans des journaux, des sites Internet d'acheteurs, et aussi dans des revues spécialisées de la presse professionnelle du domaine concerné (gardiennage, nettoyage, BTP, informatique, ...).

Les réseaux professionnels

Il s’agit de se faire connaître auprès des acheteurs publics potentiels, en participant à des événements, des salons, des rencontres, etc.

Vous pouvez également solliciter des rendez-vous avec les services achats, les directions techniques, les élus, etc. pour présenter votre entreprise et vos compétences.

Les partenariats avec d’autres entreprises

Il s’agit de s’associer avec d’autres entreprises, notamment des PME ou des TPE, pour répondre à des marchés publics plus importants ou plus complexes.

Vous pouvez ainsi mutualiser vos ressources, vos savoir-faire, vos références, etc. Vous pouvez également sous-traiter une partie du marché à une autre entreprise, à condition de respecter les obligations légales.

1.2/ Le téléchargement du DCE

Une fois les annonces de marchés publics trouvées, il faut consulter ces avis de marché et télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE) qui contient les pièces fournies par l’acheteur (RC, CCAP, CCTP, plans, pièces de prix…).

Le fichier mis à disposition est généralement disponible dans un format .zip et les fichiers sont principalement fournis dans des formats très courants (.doc, .xis, .pdf) mais peuvent parfois être transmis dans un format open source. Les dossiers du BTP comprenant souvent des plans de volume important il n'est pas rare que le fichier .zip dépasse 100 Mo.

2/ Comment analyser le dossier de consultation et prendre la décision Go/Nogo ?

2.1/ Le contenu du DCE

Le dossier de consultation (DCE) téléchargé va comprendre un nombre de documents variable selon les consultations, il comprend principalement sans que cette liste soit exhaustive :

  • l'avis de marché (AAPC), c'est la publicité ou l'annonce. L’avis d’appel public à la concurrence (AAPC) présente les caractéristiques essentielles du marché, comme l’objet, le lieu, la durée, le montant estimé, les critères d’attribution, les modalités de remise des offres, etc.
  • le règlement de consultation (RC), il fixe les règles du jeu pour répondre, il doit être respecté par les parties, Il précise les conditions de participation, les documents à fournir, les modalités de présentation des offres, le délai de validité des offres, etc.
  • l'acte d'engagement, c'est la pièce la plus importante du contrat,
  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), il fixe les dispositions administratives du contrat, Il détermine les clauses contractuelles du marché, comme les modalités de paiement, les pénalités, les garanties, les assurances, les révisions de prix, etc.
  • le cahier des clauses techniques particulières (CCTP),il fixe les dispositions techniques du contrat, Il définit les spécifications techniques du marché, comme les normes, les performances, les contrôles, les livraisons, etc.
  • les pièces de prix (DPGF, BPU, DQE), dont certaines peuvent ou non être contractuelles,
  • les plans, les rapports, ... (notamment dans le BTP),
  • parfois le cadre de mémoire technique, le cadre de réponse technique ou le questionnaire technique et fonctionnel détaillé,
  • ainsi qu'éventuellement d'autres pièces en fonction des spécificités.

N'oubliez pas de vérifier que les fichiers téléchargés correspondent bien à la liste indiquée dans le règlement de consultation.

2.2/ Les éléments de décision Go / NoGo

L’analyse du DCE vous permet de vérifier :

  • que vous êtes éligible au marché,
  • que vous êtes capable de répondre aux exigences techniques et financières,
  • et que vous comprenez les attentes de l’acheteur public.

Vous pouvez également poser des questions à l’acheteur public, par écrit, via la plateforme de dématérialisation, si vous avez besoin de clarifications ou de précisions.

A la lecture du DCE se pose alors la question de l'intérêt à répondre au marché concerné et vous avez intérêt à vérifier un certain nombre de points durs comme (liste non exhaustive) :

  • La date limite de réponse est elle compatible avec vos possibilités pour rédiger le dossier de réponse ?
  • Quelle est la date limite pour poser la questions ?
  • L'objet du marché correspond il à votre métier ?
  • Quelles sont les lieux d'exécution des prestations ou des travaux ?
  • Etes-vous connus du maitre d'ouvrage ?
  • Quels sont les lots qui vous intéressent ?
  • Quelle est l'estimation du marché ?
  • Disposez-vous des capacités à répondre seul (CA, effectifs, moyens matériels, références clients, qualifications, ...) ? Sinon envisagez-vous la sous-traitance ou la réponse en groupement ?
  • Y a t-il un minimum et un maximum fixés en montant ou en quantités ?
  • Quelle est la procédure ? La négociation est-elle possible ?
  • Quelle est la forme du marché (accord-cadre, ...) ?
  • Y a t-il des tranches, des options, ... ?
  • Y a t-il des contraintes particulières (technicité, délais d'exécution, exigences minimales, ...) ?
  • Quels sont les points durs juridiques ? (pièces contractuelles, pénalités, modalités de paiement, réception des prestations ou des travaux, forme des prix...)
  • Les clauses du CCTP sont elles suffisamment précises ?
  • Le dossier est il orienté en faveur d'un de vos concurrents ? (faisceau d'indices à utiliser : citation de marques, ...)
  • Quel est le barème de notation
  • La signature électronique des pièces est elle obligatoire dès la remise des plis ? disposez-vous d'un certificat de signature électronique EIDAS ?

Suite à l'analyse de ces points vous pouvez prendre une décision sur l'opportunité ou non de répondre en fonction des chances de succès.

3/ Comment rédiger la réponse à l’appel d’offres ? (candidature et offre)

Il s'agit de la partie la plus délicate, et même si certaines demandes se ressemblent d'un dossier à l'autre les dossiers de réponses sont tous différents.

Votre réponse comprendra généralement deux parties : La candidature et l'offre qu'il vous faudra compléter ou rédiger.

Il vous faut donc avoir clairement compris quelles sont les pièces à fournir ainsi que les obligations et contraintes qui en découlent. Attention aux copier-coller !

3.1/ La candidature comprend des pièces de nature plutôt administrative

Vous devez compléter les pièces de candidatures qui sont principalement :

  • le formulaire DC1 Lettre de candidature - Désignation du mandataire par ses cotraitants, Il contient notamment la déclaration sur l'honneur relative aux interdictions de soumissionner, il s’agit d’une lettre de candidature qui indique l’identité du candidat, l’objet du marché, la forme du groupement si vous êtes en partenariat, etc.
  • le formulaire DC2 Déclaration du candidat. Il s’agit d’une déclaration du candidat qui renseigne les informations administratives, financières, techniques et professionnelles du candidat, comme le chiffre d’affaires, les effectifs, les références, les qualifications, etc.
  • les documents de capacités financières, techniques et professionnelles, la liste des demandes à ce titre étant limitée. 

Les document précédents peuvent être remplacés par un Document Unique de Marché Européen (DUME).

3.2/ L'offre comprend une offre financière et une offre technique

L'acheteur doit choisir l'offre économiquement la plus avantageuses en fonctions de critères pluriels dont les deux principaux sont le prix et la valeur technique faisant l'objet d'une notation ou pondération.

L'offre financière peut comporter plusieurs pièces comme l'acte d'engagement, la DPGF, le BPU, le DQE.

Souvent la note du prix, qui peut être calculée par une formule figurant au règlement de consultation, représente entre 30 et 70 % de la note totale.

L'offre technique est généralement constituée d'un mémoire technique ou de documents de fonction équivalente (note méthodologique, cadre de réponse, ...). C'est cette partie importante qui permet parfois de faire la différence par rapport à vos concurrents.

La note technique peut varier dans les même proportions, sachant que le critère de la valeur technique est fréquemment décomposé en sous-critères.

Le plus difficile est certainement la rédaction du mémoire technique qui est spécifique à chaque réponse. Sur ce point les entreprises débutantes font souvent deux erreurs classiques :
1 - Elles démarrent la rédaction à partir d'un mémoire-technique type
2 - Elles se contentent d'expliciter le CCTP.

D'ailleurs pour le premier points un certains nombre d'acheteurs mettent en garde les soumissionnaires via le RC, sur les conséquences d'adapter un mémoire technique type générique.
Ce n'est pas ce que les acheteurs vous demandent. 

Le mémoire technique est un document qui décrit la méthode et les moyens que vous allez mettre en œuvre pour réaliser le marché.

Vous pouvez (par exemple, mais son contenu varie selon les marchés) y détailler ses aspects comme :

  • La compréhension du besoin et des enjeux de l’acheteur public
  • La description des prestations ou des produits que vous proposez
  • La présentation de l’équipe dédiée au marché et de ses compétences
  • La description des outils et des procédures que vous utilisez
  • La prise en compte des critères environnementaux et sociaux
  • Les garanties de qualité, de sécurité et de délai

Il vous faut établir une offre pour chaque lot auquel vous répondez.

4/ Comment transmettre le pli par voie électronique via le profil d'acheteur ?

Transmission du pli

Vous devez ensuite transmettre les pièces de la candidature et de l'offre à l’acheteur public via la plateforme de dématérialisation. L'envoi s'effectue en utilisant le profil d'acheteur mentionné dans le RC.

Il vous faudra vous connecter avec votre identifiant et votre mot de passe, signer éventuellement les fichiers concernés, insérer ces fichiers dans les enveloppes dédiées, puis envoyer ces pièces vers la plateforme.

Pour cela, vous devez :

  • Créer un compte sur la plateforme si  vous n'en disposez pas et vous identifier
  • Sélectionner le marché auquel vous souhaitez répondre
  • Télécharger les documents de votre offre au format PDF ou autre format accepté
  • Le cas échéant, signer électroniquement votre offre avec un certificat de signature valide
  • Valider l’envoi de votre offre et conserver l’accusé de réception

Attention aux aléas techniques

Vous devez absolument anticiper les aléas techniques éventuels, au moins tester les prérequis techniques et effectuer une simulation de dépôt représentative.

La transmission électronique est une opération qui comporte des risques si un minimum de précautions ne sont pas prises et parfois les plis sont réceptionnés hors délais conduisant au rejet probable de l'offre.

En cas de contentieux se posera alors le problème de la charge de la preuve par les parties. 

En effet, y compris pour des entreprises rompues à l'exercice, il peut y avoir des dysfonctionnements d'origines diverses comme par exemple :

  • fichiers illisibles par l'acheteur,
  • taille excessive des fichiers transmis incompatible avec la plateforme ce qui peut aussi engendrer des durées de transmission très longues,
  • incidents techniques qui engendrent la réception hors délai de l'offre,
  • dysfonctionnement de la plateforme,
  • dysfonctionnement du certificat de signature électronique,
  • hotline de la plateforme inaccessible ou peu réactive, ...

En cas d'incident il est conseillé de conserver le maximum de traces (copies écran, relevés de connexion, ...).

Par conséquent, sinon ce sera à vos risques et périls, il est fortement recommandé :

1/ de transmettre votre pli électronique au moins 24 heures à l'avance

2/ de réaliser une simulation de dépôt dans des conditions techniques identiques au dossier de réponse final.

Pour les réponses électroniques importantes il est conseillé de doubler l'envoi par une copie de sauvegarde.

5/ Comment améliorer vos futures réponses ?

Si malheureusement votre offre n'est pas retenue vous serez destinataire d'une lettre de rejet qui comportera ou non les motifs du rejet.

Si aucun motif n'est mentionné vous pouvez demander par écrit à l'acheteur le nom de l'attributaire et les avantages relatifs de l'offre retenue.

Une fois le marché signé entre l'attributaire et le maitre d'ouvrage vous pouvez également demander le rapport d'analyse des offres qui lui est particulièrement intéressant. Ce rapport est un document communicable qui vous permettra de comprendre comment votre offre a été notée et vous permettra de déceler les points à améliorer.