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Mémoire technique, mémoire justificatif ou note méthodologique

Mémoire technique : Votre clé pour remporter des marchés publics

Pour gagner des marchés publics, votre offre technique doit être claire, précise et parfaitement adaptée aux exigences du client.

Le mémoire technique est un élément décisif pour remporter des marchés publics.  

Maîtriser la rédaction de vos offres techniques est indispensable pour maximiser vos chances de réussite dans les appels d'offres publics.

Conseils pour une rédaction optimale de vos mémoires techniques :
1 - Evitez les modèles génériques au profit d'une adaptation minutieuse aux besoins spécifiques de chaque appel d'offres.
2 - Privilégiez des propositions soigneusement adaptées apportant une réelle valeur ajoutée.
Imaginez-vous évaluateur : un modèle générique, même retravaillé, pourrait-il égaler un mémoire technique minutieusement conçu par un concurrent ?

Cet exercice indispensable, est imposé par l'acheteur, pour mettre en évidence votre apport différenciant. .

Écartez tout modèle risquant de pénaliser votre note.

  • Il peut s'agir d'un cadre réponse technique à renseigner par le soumissionnaire, en stricte conformité avec les spécifications.
  • Document majeur de votre proposition, son poids important dans l'évaluation vous offre l'opportunité de vous distinguer des concurrents, au regard des critères prédéfinis par l'acheteur.
  • Le nombre de pages peut être limité par le règlement de la consultation.

Le défi est de bien cerner les attentes de l'acheteur afin de structurer un plan détaillé respectant scrupuleusement les exigences du dossier de consultation.

Vous avez soumis une offre pour un marché public qui vous tenait particulièrement à cœur. Malheureusement, en utilisant un mémoire technique type, aussi bien présenté soit-il, vous avez essuyé ce type de réponse de l'acheteur :

"J'ai le regret de vous informer que votre offre n'a pas été retenue, celle-ci ne s'étant pas avérée économiquement la plus avantageuse au regard des critères d'attribution prédéfinis pour cette consultation, et ce malgré l'intérêt qu'elle présentait ".

Apprenez à personnaliser minutieusement vos mémoires techniques en fonction des critères d'évaluation des acheteurs publics et optimisez votre stratégie de réponse aux appels d'offres.

Formation à la rédaction des mémoires techniques

Il va de soi que l'acheteur attend une offre technique de qualité, minutieusement adaptée au cahier des charges.

Par conséquent :

Mémoire technique, mémoire justificatif ou note méthodologique
  • L'utilisation d'un exemple ou d'un modèle type de mémoire technique est proscrite.
  • Il ne s'agit pas non plus d'un document de présentation de votre entreprise, mais bien d'un document devant se conformer strictement aux exigences du donneur d'ordre (attention à ne pas confondre candidature et offre).

Il est par conséquent impératif d'effectuer une personnalisation minutieuse de votre offre technique, en adéquation avec les besoins spécifiques de l'acheteur et de l'appel d'offres concerné.

Sachez que vous risquez le rejet de votre offre en cas de "mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique".
De plus, une décision récente du tribunal administratif de Paris offre désormais une base juridique permettant aux acheteurs publics de rejeter les offres techniques génériques reposant sur des exemples dénués de valeur ajoutée (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772).

La technique du copier-coller peut être dommageable. Le paraphrasage du Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) doit également être écarté.

Si vous ne respectez pas strictement les exigences de l'acheteur (sur le fond mais aussi sur la forme) :

Mémoire technique, méthodologie
  • ce dernier va s'arracher les cheveux, imaginez donc l'impact sur la notation,
  • votre offre risque d'être déclarée irrégulière (Par exemple si vous dépassez le nombre de page limité par le règlement de la consultation).

Soyez convaincu que la rédaction de 10 mémoires techniques impliquera obligatoirement 10 plans détaillés distincts.

N'oubliez pas que dès l'examen de votre sommaire, le maître d'ouvrage pourra détecter toute non-conformité de votre offre.

La qualité de l'offre technique, reflet de la valeur technique proposée, est particulièrement importante dans les domaines suivants :
- marchés de bâtiment et travaux publics (Gros oeuvre, maçonnerie, peinture, revêtements de sol, électricité, menuiserie, couverture, plomberie, chauffage, VRD, ...),
- de services (Gardiennage et sécurité, nettoyage, diagnostics amiante, prestations informatiques, formation professionnelle, ...)
- mais aussi dans des marchés de fournitures comme ceux des fournitures médicales pour les hôpitaux, des fournitures de bureau, ...

En principe, il faudra rédiger un mémoire technique par lot.  

Sommaire

  1. Certaines exigences semblent récurrentes mais doivent être adaptées à la consultation
  2. Faire la différence avec un mémoire technique spécifique
  3. Terminologie : note méthodologique, offre technique, ...
  4. Intérêt de l'offre technique
  • Pièce qui est ou non rendue contractuelle
  • Critères de choix des offres généralement pondérés
  1. Présentation, trame, ...
  2. Erreurs à éviter pour rédiger
  • Mises en gardes logiques de certains acheteurs
  • Erreurs classiques à éviter
  • En fait la règle est impérative, très simple et évidente
  • Un nombre de pages parfois limité
  • L'acheteur doit vérifier les éléments de la réponse technique
  1. Exigence du mémoire dans la réponse
  2. Pas de mémoire technique type ou de modèles génériques => Personnalisation obligatoire
  3. Marchés concernés : BTP, sécurité et gardiennage, nettoyage, formation professionnelle, ...
  4. Exemples de trames de mémoire technique (Plans) issus de règlements de consultation
  5. L'offre technique n'est pas communicable
  6. Jurisprudence

Certaines exigences semblent récurrentes mais doivent être adaptées à la consultation

Certaines exigences générales semblent récurrentes mais dépendent des corps de métiers mais doivent être adaptées à la consultation concernée donc au contexte.

Mémoire technique PDF.

Pour des travaux par exemple, on retrouve souvent des exigences relatives :

  • aux moyens humains (organigramme de l'équipe, fonction, qualifications, formation, expériences, ...),
  • aux moyens matériels affectés (gros et petit outillage par exemple),
  • à la méthodologie,
  • à la gestion de la sécurité sur le chantier,
  • aux considérations sociales et environnementales (gestion des déchets, gestion environnementale, aspect sociaux, ...),
  • au planning des prestations ou des travaux,
  • à l'identification et la résolution des contraintes,
  • à la gestion de la qualité,
  • à la gestion du service après-vente,
  • aux fiches techniques, 
  • ...

Vous ne devez pas démarrer avec un tel plan-type, car ce n'est pas ce qu'exige le client.

Faire la différence avec un mémoire technique spécifique

Rédiger un mémoire technique différencié, c'est parler la langue de l'acheteur en répondant précisément à ses besoins et attentes.

Une offre technique différenciante par rapport aux concurrents

Votre offre technique doit vous différencier des concurrents.

  • A cet effet votre document doit obligatoirement être spécifique et personnalisé aux exigences du maitre d'ouvrage.
  • Il ne s'agit en aucun cas de produire et adapter un document générique.
  • En fait, de nombreux soumissionnaires n'ont pas de méthodologie efficace mais utilisent des documents standards ou même démarrent du CCTP.

Votre entreprise doit donc :

  • Utiliser une méthodologie efficace pour pouvoir comprendre précisément le besoin du client (c'est plus compliqué qu'il n'y parait).
  • Répondre exactement à la demande sans en faire de trop. Le mémoire n'est pas une plaquette publicitaire.
  • Savoir rédiger et présenter correctement le document : une table des matière automatique et détaillée est indispensable.
  • Consacrer le temps suffisant pour l'argumentaire. En effet, la technique classique du copier-coller intégral avec certaines adaptations conduit au résultat que vous connaissez.

Un mémoire technique doit être spécifique et non pas généraliste ou stéréotypé

Cas d'un mémoire technique généraliste présenté par l'attributaire alors que celui de l'entreprise éliminée comportait des dispositions précises et non stéréotypées.

Montant du préjudice dédommagé à l'entreprise évincée : 150.000 euros (CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle).

Terminologie : note méthodologique, offre technique, ...

La terminologie de l'offre technique varie selon les acheteurs.

Les termes couramment utilisés pour l'offre technique incluent : mémoire technique, mémoire explicatif, mémoire justificatif, note méthodologique, proposition technique, offre technique.

L'offre technique n'a pas de trame-type standardisée, ce qui peut rendre difficile pour les acheteurs à encadrer les réponses attendues et pour les entreprises à répondre correctement.

C'est totalement différent de la candidature qui est balisée par des formulaires (DC1, DC2, DC4, DUME) ainsi que par un arrêté ministériel destiné à encadrer les exigences des acheteurs.

Intérêt de l'offre technique

Le mémoire technique dans un marché public est une pièce jointe à l'offre de l'entreprise. Il permet d'expliquer les aspects techniques et organisationnels des produits, services ou travaux proposés. Il aide l'acheteur à évaluer la qualité technique de l'offre et la valeur ajoutée.

Pièce qui est ou non rendue contractuelle

L'offre technique est une pièce qui est ou non rendue contractuelle par les dispositions des documents de la consultation.

Elle est listée, par défaut, dans les pièces contractuelles des CCAG. Souvent l'offre technique se traduira par une demande de mémoire technique mais rien n'est figé et tout dépend des dispositions du règlement de consultation.

Critères de choix des offres généralement pondérés intégrant la qualité

Les critères de choix des offres sont généralement pondérés. Par exemple au titre de la valeur technique de l'offre on constate fréquemment un poids compris dans une fourchette de 30 à 70%.

On comprend ainsi l'intérêt des entreprises à soigner la rédaction du document car ce dernier pèse souvent lourd pour remporter l'appel d'offres.

Les critères d’attribution du marché doivent permettre de choisir l'offres économiquement la plus avantageuse.

Les critères peuvent comprendre des aspects qualitatifs, environnementaux ou sociaux.

Il peut s’agir des critères suivants listés à l'article R2152-7 du Code de la commande publique :

a) La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l’accessibilité, l’apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l’environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture, d’insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal ;

b) Les délais d’exécution, les conditions de livraison, le service après-vente et l’assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l’interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ;

c) L’organisation, les qualifications et l’expérience du personnel assigné à l’exécution du marché lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d’exécution du marché.

Présentation, cadre de mémoire technique (CMT), trame, ...

Cadre de mémoire technique

L'acheteur n'a pas d'obligation formelle quand à la présentation du document.

  • Il peut notamment fournir un cadre de mémoire technique ou une trame de mémoire technique au sein du dossier de consultation des entreprises.
    On peut se poser la question de savoir si le soumissionnaire ne fournit pas le cadre-type de mémoire imposé par le règlement de la consultation, dans ce cas l'acheteur peut-il systématiquement rejeter votre offre ? (TA Grenoble, 23 janvier 2015, n° 1407728)
  • En s'appuyant sur le cahier des charges, cette trame met en avant les points que l'acheteur souhaite voir traités dans la réponse de l'entreprise.
  • Cela lui permet de conduire et guider les entreprises dans l'élaboration de leur réponse à la consultation, tout en facilitant l'examen et la comparaison des offres.

La difficulté est d'autant plus grande pour les entreprises lorsque les DCE n'est pas clair sur le sujet et/ou qu'il comprend des contradictions alors très difficiles à gérer par l'entreprise soumissionnaire.

Tous les intervenants ne sont pas d'accord pour la fourniture d'une trame trop directive par l'acheteur. Il est à noter qu'un tel cadre de réponse simplifie le travail de comparaison des offres et permet de canaliser les réponses techniques. 

Présentation de l'entreprise

La présentation de l'entreprise n'est pas demandée à ce stade par les acheteurs, mais l'entreprise peut insérer une courte présentation sachant que les principaux éléments figurent déjà dans les pièces de la candidature.

Présentation visuelle du document

La présentation visuelle peut jouer un rôle mais, en principe n'est pas notée.

  • Prévoyez une page de garde personnalisée (logo, coordonnées, objet, numéro du lot, titre du document, ...)
  • Insérez une table des matières automatique réalisée avec Word qui reprend les exigences de l'acheteur.
  • Hiérarchisez les titres et sous-titres.
  • Utilisez une seule police de caractères.
  • Utilisez des tableaux, des graphiques et des illustrations pour rendre votre document attrayant et facile à suivre pour les évaluateurs.
  • Gérez des annexes numérotées.

Générez le document au format pdf pour des raisons évidentes

Générer votre mémoire technique au format PDF est une étape essentielle pour assurer une distribution et une présentation uniformes du document.

Voici comment procéder pour convertir votre document Word en PDF :

  • Vérifiez la mise en page : Assurez-vous que la mise en page de votre document Word est finalisée, avec tous les éléments visuels, tableaux, et illustrations correctement positionnés.
  • Enregistrez votre document Word : Enregistrez votre document Word avec toutes les modifications apportées.
  • Conversion en PDF avec Word :
    • Dans Microsoft Word, allez dans l'onglet "Fichier".
    • Sélectionnez "Enregistrer sous" et choisissez l'emplacement où vous souhaitez sauvegarder le fichier.
    • Dans la fenêtre de sauvegarde, dans la liste déroulante "Type", choisissez "PDF".
    • Cliquez sur "Enregistrer" pour générer le fichier PDF.

Ne pas négliger la vérification du PDF avant sa transmission
Ouvrez le fichier PDF généré pour vous assurer que la conversion s'est déroulée correctement.
Vérifiez la mise en page, les polices, les images, et toutes les autres éléments visuels.

Diffusion du document : Une fois le fichier PDF vérifié, vous pouvez le distribuer électroniquement ou l'imprimer selon les exigences de la consultation.

La conversion en PDF garantit que le document conserve son formatage, ses polices et ses éléments visuels, et qu'il peut être ouvert et consulté de manière cohérente sur différentes plateformes.

Faites relire le document par un collègue ou à une personne habituée à l'exercice

La relecture par un pair contribue souvent à identifier des zones d'amélioration que l'auteur initial pourrait avoir négligées.

Indiquez les points clés. Fournissez à votre relecteur une liste des points clés que vous souhaitez qu'il examine, tels que la conformité aux exigences de l'acheteur, la clarté des explications, la cohérence du contenu, etc.

Évitez de demander la relecture à la dernière minute pour permettre des ajustements si nécessaire.

Tout ceci contribue à une compréhension plus rapide et plus claire de la proposition technique de votre entreprise.

Erreurs à éviter pour rédiger un mémoire technique spécifique

Mises en gardes logiques de certains acheteurs

De plus en plus d'acheteurs mettent en garde les entreprises soumissionnaires contre l'utilisation de "mémoires techniques types", une pratique courante mais contre-productive, même après adaptation.

Les erreurs classiques à éviter :

Les "mémoires techniques types"

Ne succombez pas à l'utilisation de modèles standard.

Chaque mémoire technique doit être spécifiquement adapté aux besoins particuliers de l'acheteur, reflétant ainsi une approche personnalisée.

Les "exemples de mémoire"

 Abstenez-vous d'incorporer des exemples génériques que l'on pense pouvoir modifier. La personnalisation authentique est essentielle, et les démonstrations doivent être directement liées au contexte du marché spécifique.

Le copier-coller sans adaptation

 Résistez à la tentation du copier-coller sans ajustement au contexte du marché. Chaque partie de votre réponse doit être soigneusement adaptée pour répondre de manière précise aux exigences du cahier des charges.

Les aspects publicitaires

 Évitez de créer un document qui ressemble à une plaquette publicitaire et d'ailleurs évitez de joindre une plaquette car elle deviendra contractuelle dans la majorité des cas.

Chaque chapitre doit se concentrer sur la pertinence technique et opérationnelle plutôt que sur des éléments promotionnels.

Le jargon technique excessif

 Assurez-vous de maintenir un équilibre dans l'utilisation du langage technique. Évitez un jargon excessif qui pourrait rendre la compréhension difficile. Alignez chaque élément de votre réponse sur les besoins clairement exprimés dans le cahier des charges.

Tout ceci apparaît comme évident et pourtant combien d'entreprises commettent encore ces erreurs que pénalisent les acheteurs qui notent le dossier de réponse.

En fait la règle est impérative et pourtant très simple
Il faut recenser clairement les exigences de l'acheteur en établissant un plan détaillé ; puis seulement répondre aux besoins exprimés en alimentant le document en fonction du contexte. Ainsi chaque réponse est alors spécifique conformément aux exigences du dossier concerné.

Le problème c'est qu'il faut avoir de la méthode avec une grille de lecture logique puis aller à la pêche aux informations dans différentes pièces du DCE.

Beaucoup d'entreprises soumissionnaires produisent des informations très générales relatives à la présentation globale de leur structure, alors que ces informations ne sont pas demandées donc inexploitées par l’acheteur ; en effet ces éléments ne sont pas utilisés dans les critères de sélection des offres.

Il ne faut pas oublier que l'offre technique permet également la justification d'un montant plus élevé de l'offre financière de l'entreprise, c'est un élément important de différenciation par rapport à ses concurrents.

Il permet également d'expliciter les variantes si ces dernières sont autorisées. Ce document technique permet également de présenter de manière démonstrative son savoir-faire au travers d'informations à insérer à des endroits pertinents de la réponse.

Un nombre de pages parfois limité par les acheteurs

Certains dossiers de consultation limitent également le nombre de pages car parfois les offres techniques comprennent des centaines de pages dont beaucoup sont inutiles.

Cette pratique, par ailleurs, est dangereuse pour l'entreprise sur le plan contractuel. 

Limitation du nombre de pages du mémoire technique dans un marché public. Un groupement ayant porté le nombre de pages utiles du mémoire technique à un nombre supérieur aux 40 pages exigées peut voir son offre écartée comme irrégulière. Cela constitue un vice entachant la validité du contrat, qui n'est pas susceptible d'être régularisé devant le juge (TA Montreuil, 28 juillet 2023, n° 2308306, Sté Interface conseil).

L'acheteur doit vérifier les éléments de la réponse technique

Lorsqu'un acheteur sollicite la production d'un mémoire technique, il lui appartient de procéder à la vérification des éléments qui y figurent.

 En effet, il est tenu de vérifier la fiabilité de toutes les informations qu'il sollicite de la part des entreprises, que ce soit en rapport avec leur offre ou avec leur candidature.

Exigence du mémoire dans la réponse

Les réponses aux appels d'offres dans certains marchés exigent quasi-systématiquement la fourniture d'un mémoire technique qui doit alors faire preuve de personnalisation.

On peut citer notamment les marchés de travaux publics, les marchés du bâtiment (gros oeuvre, électricité, peinture, revêtements de sol, couverture, fermetures, plâtrerie, menuiserie, terrassement, désamiantage, ...), les marchés de services comme ceux de sécurité et gardiennage, formation, de maîtrise d'oeuvre, OPC, logiciels informatiques, diagnostics immobiliers, ...

Il n'y a que pour certains marchés de fournitures où la demande en ce sens est moindre et peut se limiter à des fiches techniques.

Pas de mémoire technique type => Personnalisation obligatoire

Le document doit évidemment être personnalisé aux attendus de l'acheteur.

Mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché

Pour le tribunal administratif de Paris (TA Paris, 5 janvier 2023, n° 2328772) "si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché, d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révélerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre, d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché". 

En effet il servira à ce dernier pour noter la valeur technique de l'offre qui est naturellement spécifique à chaque consultation.

Certaines explications sont demandées de manière récurrentes comme l'exemple de trame de mémoire technique suivante (fournie ici exclusivement à titre d'illustration) :

Moyens humains affectés à la prestation ou au chantier 

En ce qui concerne les moyens humains dédiés à la prestation ou au chantier, il est nécessaire de fournir des détails exhaustifs.

Les exigences sont différentes selon qu'il s'agissent de travaux ou de services.

  • Cela peut inclure, par exemple, l'organigramme de l'équipe affectée, en mettant en évidence la structure hiérarchique et les responsabilités de chaque membre. L'organigramme offre une vue d'ensemble de la structure organisationnelle, facilitant ainsi la compréhension de la répartition des rôles au sein de l'équipe dédiée à la prestation.
  • De plus, il est important de spécifier le nombre de personnes affectées, accompagné de leurs qualifications, expériences, profils, et CV respectifs.
  • Quant aux détails individuels, tels que les qualifications, expériences, et profils professionnels, ils offrent une perspective approfondie sur la compétence et l'expertise de chaque membre de l'équipe. Il est pertinent de joindre des CV si nécessaire.

Moyens matériels affectés à la prestation ou au chantier

En ce qui concerne les moyens matériels alloués à la prestation ou au chantier, il est utile de fournir une description détaillée de ces ressources. Cela pourrait englober une liste exhaustive du matériel spécifique qui sera employé, ainsi que des détails sur la quantité, la capacité, et l'état de chaque équipement.

Il peut être intéressante de joindre des photos si pertinent.

Il est également recommandé de préciser la pertinence de chaque élément par rapport aux besoins spécifiques de la prestation ou du chantier.

NB : les matériels doivent être effectivement disponibles, d'ailleurs certains acheteurs exigent des engagements fermes sur ce point. Par exemple dans les marchés de transport de personnes.

Dispositions prises par l’entreprise pour respecter les délais.

En ce qui concerne les dispositions prises par l'entreprise pour respecter les délais, il est primordial de détailler la planification prévue.

Il est souvent exigé d'inclure la fourniture d'un planning détaillé, spécifiquement conçu pour respecter les délais d'exécution imposés ou requis par l'acheteur.

La description des phases temporelles doit être claire et transparente, mettant en évidence les différentes étapes du projet, les délais assignés à chaque phase, et les jalons importants.

Souvent il est demandé d'y affecter les moyens humains et matériels correspondants.

Produits utilisés avec notamment la fourniture de fiches techniques

Il s'agit d'une exigence quasi-générale dans les marchés de travaux et de fournitures.

Concernant les produits utilisés, il faut fournir une liste détaillée accompagnée de fiches techniques. Cette liste devrait spécifier clairement chaque produit impliqué dans la prestation ou le chantier, avec des détails sur leurs caractéristiques, propriétés, et autres spécifications pertinentes.

Les fiches techniques sont importantes en fournissant des informations détaillées sur chaque produit, telles que les marques, les références, les caractéristiques, les fabricants et fournisseurs, les composants, les normes de qualité, les conditions d'utilisation, etc.

Gestion de la qualité

Le document peut aborder notamment :

Normes de qualité

Précisez les normes de qualité auxquelles l'entreprise se conforme, en mettant en avant toute certification pertinente obtenue.

Ces éléments peuvent être requises dès le stade de la candidature.

Cette partie permet de rassurer les acheteurs quant à la qualité des produits ou services proposés par l'entreprise, en démontrant son engagement envers des normes reconnues.

  • Normes ISO (International Organization for Standardization).  ISO 9001 (management de la qualité), ISO 14001 (management environnemental), ISO 45001 (management de la santé et de la sécurité au travail), ISO 27001 (management de la sécurité de l'information), etc.
  • Certifications spécifiques à un secteur d'activité.  Qualibat (bâtiment et travaux publics), Qualiopi (prestataires de formation), Qualifelec (électricité), Qualipropre (propreté), etc.
  • Certifications relatives à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). ISO 26000 (lignes directrices sur la responsabilité sociétale), Label Lucie (RSE), etc.
  • Certifications relatives à la sécurité alimentaire. HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points), etc.
  • Certifications relatives à la sécurité informatique. PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), SOC 2 (Service Organization Control 2), etc.
  • Certifications relatives à l'énergie et à l'environnement. HQE (Haute Qualité Environnementale), etc ...

Politique qualité

Exposer la politique qualité de l'entreprise, démontrant son engagement envers la satisfaction du client, la conformité réglementaire, et l'amélioration continue.

  • Les objectifs qualité de l'entreprise, en lien avec la satisfaction du client, la conformité réglementaire et l'amélioration continue.
  • Les engagements de l'entreprise en matière de qualité, tels que le respect des délais, la réactivité, la traçabilité, la gestion des réclamations, etc.
  • Les actions mises en place pour atteindre ces objectifs, comme la formation du personnel, la mise en place de procédures, la réalisation d'audits internes, etc.
  • Les indicateurs de performance utilisés pour mesurer l'efficacité de la politique qualité, tels que le taux de satisfaction client, le nombre de réclamations, le taux de conformité, etc.

Processus de contrôle

 Décrire les processus de contrôle qualité mis en place à chaque étape du projet, de la conception à la réalisation, en soulignant les méthodes de vérification utilisées.

  • La description des étapes clés du marché, de la conception à la réalisation, avec une explication détaillée des processus de contrôle qualité mis en place à chaque étape.
  • Les méthodes de vérification utilisées pour s'assurer de la conformité des produits ou services aux exigences du client et aux normes de qualité en vigueur, telles que les inspections visuelles, les tests fonctionnels, les essais en laboratoire, etc.
  • Les outils et les équipements utilisés pour réaliser les contrôles qualité, tels que les appareils de mesure, les logiciels de contrôle, les équipements de test, etc.
  • Les procédures de gestion des non-conformités et des réclamations, avec une description des actions correctives et préventives mises en place pour éviter leur récurrence.

Formation du personnel

 Mettre en avant les programmes de formation du personnel en matière de qualité, garantissant ainsi que chaque membre de l'équipe comprend et applique les normes de qualité définies.

  • Les formations obligatoires et facultatives suivies par le personnel en matière de qualité, avec une description du contenu et des objectifs de chaque formation.
  • Les certifications et les qualifications obtenues par le personnel à l'issue des formations, telles que les certifications Qualibat, Qualiopi, Qualifelec, etc.
  • Les programmes de formation continue mis en place pour assurer la montée en compétence du personnel et leur adaptation aux évolutions des normes de qualité.
  • Les outils et les méthodes pédagogiques utilisés pour assurer l'efficacité des formations, tels que les formations en présentiel, les formations en ligne, les études de cas, etc.
  • Les indicateurs de performance utilisés pour mesurer l'efficacité des programmes de formation, tels que le taux de participation, le taux de réussite, le taux de satisfaction, etc.

Amélioration continue

 Expliquer les initiatives d'amélioration continue, montrant comment l'entreprise évalue régulièrement ses processus, identifie les opportunités d'amélioration, et met en œuvre des actions correctives.

Gestion des non-conformités

 Détailler les procédures en place pour traiter les non-conformités, montrant ainsi la réactivité de l'entreprise face aux situations qui pourraient compromettre la qualité.

Dispositions prises par l’entreprise pour assurer l’hygiène et la sécurité du chantier (dans le cas d’un marché de travaux)

En ce qui concerne l'hygiène et la sécurité sur le chantier, l'entreprise doit détailler les dispositions prises pour garantir un environnement de travail conforme aux normes de sécurité et d'hygiène. Voici quelques points potentiels à inclure dans cette partie :

  • Formation du personnel. Exposition des programmes de formation en matière de sécurité dispensés au personnel, mettant en avant les certifications et les compétences acquises.
  • Équipements de sécurité.  Description des équipements de sécurité fournis sur le chantier, tels que les équipements de protection individuelle (EPI), les dispositifs de signalisation, etc.
  • Surveillance continue.  Explication des procédures de surveillance continue pour garantir le respect des normes de sécurité tout au long du projet.
  • Procédures d'évacuation d'urgence.  Description des procédures d'évacuation d'urgence en cas d'incident sur le chantier, avec des plans détaillés si nécessaire.

Communication sur la sécurité.  Présentation de la manière dont l'entreprise assure la communication efficace des consignes de sécurité à l'ensemble du personnel sur le chantier.

Gestion de la protection de l’environnement dont par exemple :

Gestion des déchets du chantier (dans le cas d’un marché de travaux)

  • Tri des déchets : Description des procédures de tri des déchets sur le chantier en fonction des types de matériaux (plastique, métal, bois, etc.).
  • Collecte et stockage : Présentation des installations de collecte et de stockage mises en place pour les déchets, en mettant l'accent sur la séparation adéquate et le stockage sécurisé.
  • Élimination : Explication des méthodes d'élimination des déchets conformes aux normes environnementales en vigueur, en mettant en avant le recours à des entreprises spécialisées lorsque nécessaire.
  • Réduction des déchets : Détails sur les initiatives mises en œuvre pour réduire la production de déchets sur le chantier, telles que la réutilisation de matériaux ou l'adoption de pratiques éco-responsables.
  • Communication sur la gestion des déchets : Présentation de la manière dont l'entreprise communique sur la gestion des déchets avec le personnel du chantier, les sous-traitants, et d'autres parties prenantes.
  • Conformité réglementaire : Assurance que l'ensemble des pratiques de gestion des déchets est conforme aux réglementations.

Gestion des nuisances éventuelles

  • Identification des nuisances : Détailler une liste complète des nuisances potentielles susceptibles d'être générées par les activités du chantier, telles que le bruit, la poussière, les vibrations, etc.
  • Mesures préventives : Exposer les mesures préventives mises en place pour réduire ou éliminer ces nuisances, en mettant l'accent sur les technologies, équipements et méthodes spécifiques utilisés.
  • Plan de gestion : Présenter un plan de gestion des nuisances décrivant les procédures et protocoles à suivre pour minimiser l'impact des activités du chantier sur l'environnement et les communautés locales.
  • Horaires de travail : Si des contraintes horaires sont en place pour réduire les nuisances, les détailler dans cette section.
  • Communication avec les parties prenantes : Expliquer comment l'entreprise communique avec les parties prenantes, y compris les résidents locaux, pour les informer des éventuelles nuisances à venir et des mesures prises pour les atténuer.
  • Surveillance Continue : Décrire les mécanismes de surveillance continue pour évaluer l'impact des activités du chantier sur l'environnement et les communautés avoisinantes.

Gestion du service après-vente (SAV) et de la maintenance éventuels

Les explications doivent naturellement être conformes aux cahiers des charges dont le CCAG éventuellement applicable :

  • Contrat de maintenance : Le cas échéant, présenter les détails du contrat de maintenance proposé, y compris la durée, la fréquence des interventions, et les services inclus.
  • Procédures de SAV : Décrire les procédures spécifiques mises en place pour gérer les demandes de service après-vente, en mettant en avant la réactivité et la qualité du support client.
  • Personnel dédié : Mentionner si des équipes spécifiques sont dédiées au service après-vente et à la maintenance, avec des informations sur leur formation et leurs compétences.
  • Système de suivi : Expliquer comment l'entreprise assure le suivi des demandes de SAV et des activités de maintenance, y compris l'utilisation de systèmes de suivi en ligne ou d'autres outils.
  • Gestion des pièces de rechange : Détails sur la disponibilité des pièces de rechange, les délais de livraison, et les procédures pour garantir un approvisionnement efficace.
  • Communication client : Exposer la manière dont l'entreprise communique avec les clients concernant les interventions de maintenance planifiées, les mises à jour logicielles, etc.
  • Garantie et responsabilité : Préciser les conditions de garantie offertes et la responsabilité de l'entreprise en cas de défaillance ou de problème lors de l'exécution du marché.

Description des variantes et/ou options éventuelles

Si les variantes sont autorisées ou imposées par le règlement de la consultation, l'acheteur doit mentionner les spécifications minimales exigibles ainsi que les modalités de leur présentation.

  • Détailler les variantes spécifiques proposées en alternative à la solution de base. Cela peut inclure des modifications de spécifications techniques, des options de matériaux, ou d'autres ajustements susceptibles d'optimiser l'offre.
  • Expliquer les avantages potentiels offerts par chaque variante, mettant en avant les améliorations, les économies de coûts, ou les fonctionnalités supplémentaires qui pourraient intéresser l'acheteur.
  • Présenter les coûts associés à chaque variante, en soulignant les implications financières et les éventuelles économies à long terme pour l'acheteur.
  • Décrire les conditions ou les circonstances dans lesquelles chaque variante pourrait être mise en œuvre, offrant ainsi une compréhension claire du contexte d'utilisation.

Si des options (Prestations Supplémentaires Eventuelles, PSE) sont exigées ou sont facultatives, les décrire dans le document.

Moyens fournis par les sous-traitants et/ou cotraitants éventuels qui peuvent s'intégrer dans les explications précitées.

Marchés concernés : BTP, sécurité et gardiennage, nettoyage, formation professionnelle, ...

Le règlement de consultation exige fréquemment la fourniture d'un mémoire technique et plus particulièrement dans les métiers liés :

  • aux marchés de travaux : BTP (Travaux publics, voirie et réseaux divers, gros-oeuvre, peinture, maçonnerie, électricité, menuiserie, couverture étanchéité, ...),
  • aux marchés de fournitures (Matériel médical, informatique, ferroviaire, produits pharmaceutiques, produits d'entretien, ...)
  • aux marchés de services (Maitrise d'oeuvre, entretien des espaces verts, sécurité et gardiennage, nettoyage des locaux, formation professionnelle continue, développement de logiciels, maintenance, intérim, ...).

Exemples de trames de mémoire technique (Plans) issus de règlements de consultation

Les exemples peuvent donner des idées de réponse aux appels d'offre, nous contacter pour des prestations d'assistance et d'accompagnement pour rédiger votre mémoire technique spécifique au dossier concerné.

Attention. Ces exemples de plans ne peuvent pas être utilisés en l'état car l'entreprise doit constituer une trame spécifique à chaque marché.

L'offre technique n'est pas communicable

En effet, selon la position de la CADA les mémoires techniques et autres documents assimilés, ne sont pas communicables aux concurrents évincés.

Ceci dans la mesure où ils sont censés comporter des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale comme les moyens humains, les moyens techniques, l'organisation ou encore la méthodologie propre à l'entreprise.  

Consultez les 5 étapes pour répondre à un appel d'offres public.

Jurisprudence

TA Nancy, 4 janvier 2021, n° 2003245, Société Prestini TP (Mémoire technique incomplet entrainant l'irrégularité de l’offre)

Le tribunal a jugé que le respect du cadre du "mémoire technique" était une obligation, soulignant qu'il s'agissait non seulement d'une aide pour structurer la réponse, mais aussi d'une garantie d'égalité de traitement entre les candidats. "Le règlement de consultation était clair et précis quant aux attentes en matière de présentation du mémoire technique."

TA Orléans, 8 décembre 2023, n° 2304459 (Le tribunal a jugé que le respect du cadre du "mémoire technique" était une obligation pour les candidats à un marché public. Il a souligné que le règlement de consultation était clair et précis quant aux attentes en matière de présentation du mémoire technique. Il précise que les stipulations du RC sont, contrairement à ce que soutient la société requérante, dénuées de toute ambiguïté. Il en conclu que le non-respect de ces exigences pouvait entraîner l'irrégularité de l'offre, même si celle-ci répondait par ailleurs aux critères de fond).

TA Melun, 17 mars 2023, n° 2302186 (Les mémoires techniques doivent-ils être présentés de manière distincte pour chaque lot ?) Comment l'absence d'un document distinct pour chaque lot peut rendre une offre technique non conforme aux exigences de la consultation ? Ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation une offre qui ne comporte pas un mémoire technique complet et distinct pour chaque lot, mais plutôt une "note technique" partagée entre deux lots. Même si le terme utilisé est "offre" technique, cela ne modifie pas les attentes quant à la fourniture d'un mémoire explicatif adéquat. De plus, le contenu du document  produit pour le lot n° 2 ne couvre que les critères spécifiques à ce lot, négligeant ainsi les spécificités du lot n° 1. Bien que le règlement ne précise pas explicitement l'impossibilité de partager un mémoire justificatif entre les lots, il sous-entend que chaque offre technique doit être adaptée aux exigences propres à chaque lot. En conséquence, l'offre de la société pour le lot n° 1 est jugée irrégulière).

TA Dijon, 7 juillet 2022, n° 2201570 (Contenu de l’offre technique. L'article L. 2152-1 du code de la commande publique confère à l'acheteur public le pouvoir d'écarter les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées. Une offre est considérée comme irrégulière si elle ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, notamment parce qu'elle est incomplète ou méconnaît la législation applicable (article L. 2152-2 du même code). Dans cette affaire, la question portait sur la conformité du mémoire technique fourni par la société requérante. L'offre avait été rejetée pour non-conformité au descriptif, en raison notamment de l'absence de fiches techniques, et pour des propositions jugées non conformes. Cependant, le Tribunal a jugé que la société requérante avait respecté les exigences du règlement de la consultation en fournissant des fiches techniques dans son mémoire technique, conformément aux indications du document de consultation. Bien que l'acheteur conteste la nature de ces fiches techniques, le Tribunal a conclu qu'elles étaient conformes à la numérotation du cahier des clauses techniques particulières (CCTP) concernant les équipements en question).

TA Grenoble, 19 juin 2023, n° 2303320 (Offre technique de 84 pages au lieu de 20 pages. Le dépassement du nombre de pages autorisées n'a pas été considéré comme un motif d'irrégularité décisif dans cette affaire. Au lieu de cela, le Tribunal a cherché à déterminer si ce dépassement avait eu un impact significatif sur l'égalité du processus d'attribution ou sur les chances des autres candidats. Dans ce cas, le Tribunal a conclu que le dépassement du nombre de pages n'avait pas accordé à la société un avantage injustifié par rapport aux autres soumissionnaires).

CAA Bordeaux, 24 mai 2018, n° 16BX01333 (Le document doit comprendre la description détaillée des prestations si le règlement de consultation du marché l’impose. Si l’offre technique produite par une société soumissionnaire ne comporte pas certaines descriptions exigées l'offre correspondante ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, est irrégulière).

CE, 21 mars 2018, n° 415929, département des Bouches-du-Rhône (Dans son mémoire technique, une société qui se borne à mentionner qu’elle disposait des différents personnels qualifiés qui pourraient être spécifiquement affectés au marché, sans produire aucun élément justificatif à l’appui de cette déclaration, rend son offre "non-conforme", c'est à dire irrégulière).

TA Grenoble, 23 janvier 2015, n° 1407728 (Si le soumissionnaire ne fournit pas le cadre-type de mémoire imposé par le règlement de la consultation, l'acheteur peut-il systématiquement rejeter votre offre ?).

CAA Marseille, 8 juillet 2013, n° 11MA00232, Société Sitex. Exécution financière du contrat et non-respect des dispositions visées dans le mémoire technique. Non-paiement de prestations qui n'apparaissent pas dans le bordereau des prix unitaires.

CAA Paris, 3 juillet 2013, n° 11PA05239, SA Zub. Un mémoire technique ne peut être contractuel que s’il a été prévu comme tel dans les pièces du marché. Dans le cas d’espèce le mémoire technique ne peut être regardé comme constituant un élément de l'acte d'engagement susceptible d'avoir une valeur prioritaire par rapport au cahier des clauses administratives particulières (CCAP) et au cahier des clauses techniques particulières (CCTP)

CAA Nancy, 10 juin 2013, n° 11NC01257, Sté Aquatrium / INPL (Chances de remporter le marché et indemnisation du candidat irrégulièrement évincé. Évaluation et réparation du préjudice avec calcul de la marge bénéficiaire. Détermination du montant du manque à gagner et du préjudice correspondant à la perte du bénéfice net afférent au marché. Le bénéfice net s’entend de la différence entre les produits et les charges d’exploitation engagées sur la même période. Incidence du mémoire technique justificatif.

CAA Marseille, 8 avril 2013, n° 10MA03545, cabinet MPC Avocats (Appréciation de la valeur technique de l'offre et analyse du contenu du rapport d’analyse des offres et de la note méthodologique. Règles d’indemnisation et réparation du préjudice né de son éviction irrégulière de ce contrat. Autorité adjudicatrice qui n’a pas commis d’erreur manifeste d’appréciation de la valeur technique de l'offre)

CAA Lyon, 4 avril 2013, n° 12LY01253, Sté Intracom (Dans un marché à procédure adaptée (MAPA) le pouvoir adjudicateur dont l’AAPC prévoit des dispositions de choix des offres intégrant une audition doit respecter ses propres règles en organisant notamment l’audition des entreprises sélectionnées. Ainsi un pouvoir adjudicateur qui prévoit que des fournisseurs sélectionnés seraient auditionnés et que l’offre économiquement la plus avantageuse serait choisie en fonction de la valeur technique, au vu du mémoire technique et des éléments de l’audition, et des prix de prestations a l’obligation d’organiser une audition. A défaut le pouvoir adjudicateur méconnait ses obligations de mise en concurrence).

CAA Nantes, 28 mars 2013, n° 11NT03159, SAS Guèble (Si une spécification technique particulière est imposée par la personne publique le juge doit rechercher si elle est justifiée par l’objet du marché et si elle a ou non pour effet de favoriser ou d’éliminer certains opérateurs économiques. Si l’offre doit comporter un mémoire justificatif et que la société, ne fournit pas l’ensemble des justificatifs exigés pour permettre d’apprécier la valeur technique de l'offre, l’entreprise n’est pas fondée à soutenir que le choix du titulaire aurait été fait sur la base d’un critère non prévu au règlement de la consultation).

CAA Lyon, 29 novembre 2012, n° 12LY00574, Sté Hectronic France (Pour présenter une variante, l’opérateur économique doit respecter les dispositions du règlement de la consultation notamment en matière de présentation de la variante. Il en est ainsi lorsque le règlement de la consultation exige une présentation distincte pour l'acte d'engagement, le mémoire justificatif, l’offre de prix sur document libre, et la fiche technique du matériel proposé par la variante. Ainsi lorsqu’une variante est irrégulièrement présentée, la commission d'appel d'offres est tenue, en vertu des dispositions de l’article 50 du Code des marchés publics, de l'écarter sans l'examiner).

CAA Douai, 16 novembre 2012, n° 11DA01162, LILLE METROPOLE HABITAT (Dès lors qu’un élément de la valeur technique de l'offre permet d’apprécier la qualité du mémoire technique des entreprises, il doit s’analyser comme un sous-critère et non comme une simple méthode de notation. Si cet élément est susceptible d’exercer une influence sur la présentation et la sélection des offres par les candidats le pouvoir adjudicateur doit le mentionner dans les documents de consultation. En cas de chances sérieuses d’emporter le marché, l’entreprise a droit à une indemnisation de son manque à gagner calculé sur le montant total du marché (dans le cas d’espèce), intégrant la tranche ferme et la tranche conditionnelle) 

Conseil d’État, 2 août 2011, n° 348711, SIVOA - Mentionné dans les tables du recueil Lebon (Pour l'appréciation des critères de sélection des offres il faut bien distinguer critère et simple méthode de notation des offres. En procédant à une simulation nécessaire à l’appréciation du critère du prix eu égard à la coexistence de prix forfaitaires et de prix unitaires, le pouvoir adjudicateur met en oeuvre une simple méthode de notation destinée à évaluer ce critère, sans modifier ses attentes définies dans le règlement de la consultation par les critères de sélection et donc sans poser un sous-critère assimilable à un critère distinct)

Conseil d’État, 23 mai 2011, n° 339406, Commune d'Ajaccio - Mentionné au tables du recueil Lebon (Pour l'appréciation des critères de jugement des offres il faut bien distinguer critère et simple méthode de notation des offres)

Conseil d’État, 18 juin 2010, n° 337377, Commune de Saint Pal de Mons, Publié au recueil Lebon (Si le pouvoir adjudicateur décide de faire usage de sous-critères également pondérés ou hiérarchisés, il doit porter ces dernières informations à la connaissance des lors que ces sous-critères doivent être eux-mêmes regardés comme des critères de sélection des offres)

Conseil d’État, 31 mars 2010, n° 334279, Collectivité Territoriale de Corse, Mentionné dans les tables du recueil Lebon (Si le pouvoir adjudicateur a l’obligation d’indiquer dans les documents de consultation les critères d’attribution du marché et leurs conditions de mise en oeuvre, il n’est en revanche pas tenu d’informer les candidats de la méthode de notation des offres)

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION, Mentionné dans les tables du recueil Lebon (Offre irrégulière suite à l'absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre exigé par le règlement de consultation)

CAA Marseille, 1 mars 2010, N° 08MA00442 , Société Azur rénovation décoration bâtiment (L’écart important entre les notes attribuées à des offres par la comparaison de notices techniques entrant dans la valeur technique de l'offre doit être justifié. erreur manifeste d’appréciation de la valeur technique de l'offre).

CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle, Publié au recueil Lebon (Un mémoire technique doit être spécifique et non pas généraliste ou stéréotypé (Préjudice dédommagé à l'entreprise évincée : 150.000 euros). Mémoire technique généraliste présenté par l'attributaire alors que celui de l'entreprise éliminée comportait des dispositions précises et non stéréotypées).

QE au sénat ou à l'assemblée nationale

QE AN, n° 95160, 14/06/2016, Mme Marie-Thérèse Le Roy - Au stade de l'analyse des offres, s'il apparaît que certains éléments du mémoire technique sont inexacts, l'acheteur doit en tenir compte lors de l'analyse comparative des offres. En cours d'exécution du marché public, lorsque le mémoire technique a été rendu contractuel, la méconnaissance des engagements qui y figurent est assimilable à une faute du titulaire, susceptible, à ce titre, de sanction pouvant aller jusqu'à la résiliation aux torts du titulaire. Il convient de noter, à ce propos, que l'article 48 de l'ordonnance no 2015-899 du 23 juillet 2015 a clarifié les règles applicables aux conséquences d'une sanction contractuelle sur l'exclusion éventuelle de procédures d'attribution futures de l'opérateur économique concerné.

QE Sénat, n° 13896, 23/09/2010, M. Jean Louis Masson - Marchés de prestations intellectuelles - Les mémoires techniques et les notes méthodologiques des candidats retenus ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés. Les mémoires techniques ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considérée, ainsi que son organisation et les procédures utilisées. Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique selon la CADA.