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Sous-traitance dans les marchés publics. Comment la déclarer et sécuriser son intervention ?

Vous souhaitez confier une partie d’un marché public à une autre entreprise ? La sous-traitance permet au titulaire de faire réaliser certaines prestations par un partenaire spécialisé ou disposant de capacités supplémentaires. Cette organisation reste encadrée, notamment par la loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance. Une grande partie de ses règles figure aujourd’hui dans le Code de la commande publique.

Lorsque vous êtes entrepreneur principal et que vous souhaitez recourir à la sous-traitance, vous restez responsable de l’exécution du marché vis-à-vis de l’acheteur. Le maître de l’ouvrage doit également connaître les entreprises auxquelles vous confiez une partie des prestations. Il est donc important de respecter les règles de déclaration, d’acceptation du sous-traitant et d’agrément de ses conditions de paiement.

La sous-traitance concerne notamment les travaux et certaines prestations de services. Elle vous permet de confier, par un contrat de sous-traitance, une partie déterminée des prestations prévues au marché.

Le sous-traitant peut également bénéficier d’un paiement direct lorsque les conditions prévues par les textes sont réunies. Ce mécanisme doit être anticipé dès la déclaration du sous-traitant afin d’éviter les difficultés de facturation ou de règlement.

Attention, sous-traiter une prestation ne vous décharge pas de vos obligations. En tant que titulaire, vous devez vous assurer que l’intervention de votre partenaire respecte le Code de la commande publique, le contrat principal et les règles applicables, notamment en matière de droit du travail.

Comprenez ce que recouvre la sous-traitance dans un marché public

La sous-traitance est définie comme l’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage (article L2193-2 du Code de la commande publique).

En pratique, le titulaire d’un marché public confie par contrat à une autre entreprise l’exécution d’une partie des prestations qui lui ont été attribuées par l’acheteur. Le titulaire conserve la responsabilité de l’ensemble du marché, y compris pour la partie réalisée par le sous-traitant.

Identifiez le rôle du sous-traité

Le sous-traité est le contrat conclu entre le titulaire du marché public, appelé entrepreneur principal, et le sous-traitant. Il précise les prestations confiées à ce dernier et organise les relations entre les deux entreprises.

Ce contrat est généralement un contrat de droit privé. Il peut néanmoins relever du droit administratif lorsque le titulaire du marché est lui-même une personne publique.

Concrètement, deux contrats coexistent. Le marché public lie l’acheteur au titulaire. Le contrat de sous-traitance lie le titulaire au sous-traitant. Le sous-traitant réalise une prestation pour le compte du titulaire, mais celui-ci reste responsable de l’exécution globale du marché.

Vérifiez les trois éléments qui caractérisent la sous-traitance

Pour savoir si votre organisation relève réellement de la sous-traitance, vérifiez que les trois éléments suivants sont réunis.

• Il existe un sous-traité, autrement dit un contrat de sous-traitance.
• Le titulaire confie à un tiers une partie de l’exécution des prestations comprises dans le marché.
• Le titulaire reste responsable de l’exécution de la totalité du marché, y compris des prestations sous-traitées.

Quelle relation entre l’acheteur, le titulaire et le sous-traitant ?

La sous-traitance repose sur une relation à trois. L’acheteur et le titulaire sont liés par le marché public. Le titulaire et le sous-traitant sont liés par le contrat de sous-traitance. Le sous-traitant doit être accepté par l’acheteur et ses conditions de paiement doivent, lorsque les textes le prévoient, être agréées.

L’important, c’est de ne pas confondre ces relations. Le sous-traitant n’est pas titulaire du marché public. Il intervient pour le compte du titulaire, qui reste l’interlocuteur contractuel de l’acheteur.

Anticipez la présence de sous-traitants directs et indirects

Le sous-traitant direct, également appelé sous-traitant de premier rang, peut lui-même faire appel à une autre entreprise pour exécuter une partie des prestations dont il a la charge. Cette entreprise devient alors un sous-traitant indirect ou de second rang.

Dans cette situation, le sous-traitant de premier rang devient entrepreneur principal vis-à-vis de son propre sous-traitant. Les obligations se multiplient donc à mesure que la chaîne de sous-traitance s’allonge.

Vérifiez si un marché de fournitures peut être sous-traité

En principe, un marché portant uniquement sur la fourniture de biens ne relève pas de la sous-traitance au sens de la loi de 1975. La fiche technique de la DAJ consacrée à la sous-traitance et la notice du formulaire DC4 rappellent cette distinction.

Pourquoi ? Un marché limité à la livraison de produits ne présente pas nécessairement les caractéristiques d’un contrat d’entreprise. Or cette qualification est nécessaire pour appliquer le régime de la sous-traitance.

La situation peut être différente lorsque la fourniture comprend également des travaux de pose, d’installation ou des prestations de services telles que la conception ou l’adaptation. Dans ce cas, les prestations concernées peuvent présenter les caractéristiques d’un contrat d’entreprise et être sous-traitées.

Exemple. Un marché prévoit la fourniture d’un équipement informatique accompagnée de son installation et de sa configuration. La partie installation peut, selon la nature exacte des prestations, relever de la sous-traitance.

En pratique, ne vous fiez donc pas uniquement au titre du marché. Examinez précisément les prestations prévues au DCE afin de déterminer leur nature.

Attention, une mauvaise qualification peut entraîner une déclaration inadaptée du partenaire. Il est donc important de distinguer la livraison de biens des prestations comportant une véritable obligation de réaliser un travail ou un service.

Choisissez entre sous-traitance de spécialité et de capacité

Dans la pratique, on distingue souvent deux raisons principales de recourir à la sous-traitance. Vous pouvez rechercher une compétence qui vous manque ou augmenter temporairement vos capacités d’exécution.

Quelle que soit la raison de votre choix, certaines règles restent identiques. Le titulaire doit notamment respecter les obligations applicables au recours au sous-traitant.

• Faire accepter le sous-traitant par l’acheteur dans les conditions prévues par les textes.
• Indiquer la nature et le montant des prestations sous-traitées.
• Rester responsable de l’exécution de l’ensemble du marché, y compris des prestations confiées au sous-traitant.

La distinction entre sous-traitance de spécialité et de capacité n’est pas toujours nette. Une même opération peut répondre aux deux besoins.

Exemple. Pour la construction d’un bâtiment, vous pouvez confier l’installation électrique à une entreprise spécialisée et sous-traiter en parallèle une partie du gros œuvre afin de renforcer vos équipes pour respecter le calendrier du chantier.

Utilisez la sous-traitance de spécialité pour compléter vos compétences

Dans la sous-traitance de spécialité, vous faites appel à une autre entreprise parce qu’elle possède une compétence, une qualification ou un moyen technique dont vous ne disposez pas en interne.

Concrètement, cette solution peut vous permettre de répondre à un marché comportant une prestation complémentaire sans devoir intégrer durablement cette compétence dans votre entreprise.

Utilisez la sous-traitance de capacité pour absorber une charge supplémentaire

Dans la sous-traitance de capacité, vous disposez déjà du savoir-faire nécessaire, mais vos équipes ou vos équipements ne suffisent pas pour réaliser l’ensemble des prestations dans les délais.

Vous faites alors appel à un partenaire pour renforcer temporairement votre capacité de production. Vérifiez néanmoins que cette organisation reste compatible avec les exigences du marché et avec les prestations que vous devez exécuter vous-même.

Utilisez la sous-traitance pour renforcer votre capacité d’exécution

Bien utilisée, la sous-traitance peut vous donner davantage de marge de manœuvre pour répondre à un marché public. Elle permet de compléter vos compétences, de renforcer vos équipes lorsque la charge augmente ou encore de prendre en charge un marché plus important sans modifier durablement l’organisation de votre entreprise. L’intérêt dépend surtout de la façon dont vous choisissez votre partenaire et répartissez les prestations.

Faites appel à une compétence que vous ne possédez pas

Certains marchés comportent des prestations très différentes. Votre entreprise maîtrise parfaitement son métier, mais il peut lui manquer une qualification, un savoir-faire ou un équipement particulier. Plutôt que de renoncer à la consultation, vous pouvez confier cette partie à une entreprise spécialisée.

Concrètement, une entreprise de gros œuvre peut par exemple s’appuyer sur un spécialiste pour une intervention technique qu’elle ne réalise pas habituellement. Vous conservez ainsi votre domaine d’intervention tout en proposant une réponse plus complète à l’acheteur.

Renforcez vos moyens lorsque la charge augmente

Vous avez les compétences nécessaires, mais pas suffisamment de personnel ou de matériel pour tenir les délais ? La sous-traitance peut alors servir à absorber ponctuellement une charge de travail plus importante.

Cette situation se rencontre notamment lorsqu’un marché doit démarrer rapidement, lorsque plusieurs chantiers se chevauchent ou lorsque le calendrier impose de mobiliser davantage de personnes pendant quelques semaines. Vous augmentez vos capacités pour la durée nécessaire, sans devoir recruter ou investir uniquement pour ce marché.

Gardez une organisation plus souple

Tout faire en interne n’est pas toujours la solution la plus adaptée. Certaines prestations peuvent représenter une faible part du marché, demander un matériel particulier ou nécessiter une compétence que vous utilisez rarement.

Dans ce cas, faire appel à un sous-traitant vous permet de concentrer vos propres moyens sur les prestations que vous maîtrisez le mieux. Cette souplesse peut aussi faciliter votre chiffrage et votre organisation. Attention néanmoins à bien intégrer le coût du sous-traitant dans votre prix, ainsi que les éventuels frais de coordination. Une prestation mal évaluée peut rapidement réduire votre marge.

Entrez progressivement sur les marchés publics

La sous-traitance peut également constituer une première porte d’entrée pour une TPE ou une PME qui connaît encore peu la commande publique. Vous n’êtes pas obligé de porter seul l’ensemble d’un marché pour commencer à travailler avec des acheteurs publics.

En intervenant comme sous-traitant d’une entreprise titulaire, vous vous familiarisez avec les exigences techniques, les délais, les documents contractuels et les méthodes de suivi propres aux marchés publics. Vous pouvez aussi acquérir une expérience utile pour de futures réponses.

L’important, c’est de conserver la trace des prestations réellement exécutées et des références que vous pourrez ensuite valoriser.

Appuyez-vous sur les savoir-faire de vos partenaires

Un bon sous-traitant n’apporte pas uniquement des moyens supplémentaires. Il peut également proposer une méthode différente, une solution technique mieux adaptée ou une expérience acquise sur des prestations similaires.

Cette complémentarité peut améliorer l’exécution du marché, à condition que chacun connaisse clairement son rôle. Qui fournit les documents ? Qui valide les travaux ? Qui intervient en cas de difficulté ? Mieux vaut répondre à ces questions avant le démarrage plutôt que pendant l’exécution.

N’oubliez pas les risques liés à la sous-traitance

La sous-traitance apporte de la souplesse, mais elle ajoute aussi un intervenant dans l’organisation du marché. Il faut donc prévoir davantage de coordination et de contrôle.

Attention, en tant que titulaire, vous restez responsable vis-à-vis de l’acheteur des prestations que vous avez confiées à votre sous-traitant. Si celui-ci prend du retard ou réalise une prestation non conforme, c’est votre entreprise qui devra répondre devant l’acheteur.

Évitez de multiplier les intervenants sans organisation

Plus un marché comporte de sous-traitants, plus les échanges deviennent nombreux. Il faut coordonner les plannings, transmettre les bonnes versions des documents, organiser les interventions et vérifier que chacun respecte ses délais.

Une mauvaise circulation de l’information peut provoquer des oublis, des doublons ou des retards. Pensez à désigner clairement la personne qui coordonne les sous-traitants et à définir dès le départ comment seront suivies les prestations.

Conservez la maîtrise de votre marché

Un sous-traitant peut devenir indispensable à l’exécution de certaines prestations. Cette dépendance doit être anticipée.

Que se passe-t-il s’il n’est plus disponible, s’il rencontre des difficultés financières ou s’il prend du retard ? Vérifiez la fiabilité de votre partenaire avant de vous engager et évitez, autant que possible, qu’une prestation déterminante repose sur une organisation que vous ne pouvez pas contrôler.

Vérifiez que votre sous-traitant respecte les règles du marché

Votre partenaire doit respecter les obligations légales qui lui sont applicables, mais aussi les exigences particulières prévues dans le marché. Cela peut concerner la sécurité, les délais, les prescriptions techniques, l’environnement ou encore le droit du travail.

Ne vous contentez donc pas de transmettre le CCTP et d’attendre le résultat. Expliquez les contraintes du marché, vérifiez que le sous-traitant les a comprises et contrôlez les prestations au fur et à mesure de leur exécution.

En pratique, quelques vérifications en amont évitent souvent des difficultés beaucoup plus coûteuses pendant le marché.

Répartissez clairement les responsabilités

Avec la sous-traitance, plusieurs acteurs interviennent, mais les responsabilités ne se répartissent pas de la même manière. Un point doit rester très clair dès le départ. Même si vous confiez une partie du marché à un sous-traitant, vous restez responsable de l’exécution du contrat auprès de l’acheteur.

Autrement dit, la sous-traitance ne vous permet pas de transférer vos obligations. Elle organise seulement l’intervention d’une autre entreprise sur une partie des prestations. Pour éviter les mauvaises surprises, il faut donc savoir précisément ce que doit faire le titulaire, ce que contrôle l’acheteur et ce que doit respecter le sous-traitant.

Maîtrisez vos responsabilités en tant que titulaire

Restez responsable de l’ensemble du marché

En tant que titulaire, vous devez garantir la bonne exécution du marché dans son ensemble. Cela concerne vos propres prestations, mais aussi celles que vous avez confiées à un sous-traitant.

Les délais restent les mêmes. Les spécifications techniques aussi. Si votre sous-traitant prend du retard, réalise une prestation non conforme ou ne respecte pas une obligation prévue dans le marché, l’acheteur se retournera d’abord vers vous.

Il est donc important de ne pas considérer la prestation sous-traitée comme une partie du marché que vous pouvez cesser de suivre une fois le contrat signé avec votre partenaire.

Choisissez un partenaire capable de tenir ses engagements

Le prix compte, bien sûr, mais il ne doit pas être votre seul critère. Un sous-traitant moins cher peut finalement vous coûter beaucoup plus cher s’il accumule les retards, rencontre des difficultés de personnel ou ne maîtrise pas les exigences techniques du marché.

Avant de vous engager, vérifiez ses compétences, ses moyens humains et matériels, ses références et sa disponibilité réelle pendant la période prévue.

Pensez également à regarder sa capacité à travailler dans le cadre imposé par le marché public. Une entreprise techniquement compétente peut malgré tout rencontrer des difficultés si elle n’est pas en mesure de respecter les procédures, les délais de transmission ou les contraintes particulières du chantier.

Gardez un œil sur les prestations sous-traitées

Signer un contrat de sous-traitance ne suffit pas. Vous devez ensuite suivre ce qui est réellement exécuté.

Selon la nature du marché, cela peut passer par des réunions régulières, des validations intermédiaires, des comptes rendus, des contrôles sur chantier ou la vérification de documents avant leur transmission à l’acheteur.

Concrètement, mieux vaut détecter une erreur au début d’une prestation que quelques jours avant la réception. Un suivi régulier permet aussi de réagir rapidement si le planning commence à dériver.

Préparez le paiement sans attendre la première facture

Les conditions de paiement doivent être comprises par tous avant le démarrage des prestations. Qui transmet la demande ? À qui ? Dans quel délai ? Quels documents doivent l’accompagner ?

Lorsque le sous-traitant bénéficie du paiement direct, une procédure particulière doit être respectée. Une demande incomplète, transmise au mauvais interlocuteur ou validée trop tard peut retarder le règlement.

Conseil pratique. Vérifiez dès la déclaration du sous-traitant que le montant, les prestations et les conditions de paiement indiqués dans les documents sont cohérents entre eux. Vous éviterez ainsi de devoir régulariser le dossier au moment où les premières factures arrivent.

Comprenez ce que l’acheteur doit vérifier

L’acheteur accepte le sous-traitant

Le choix de votre partenaire ne reste pas uniquement entre vous et lui. Dans le cadre du marché public, le sous-traitant doit être présenté à l’acheteur selon les règles applicables.

L’acheteur peut notamment vérifier que l’entreprise proposée remplit les conditions nécessaires pour intervenir. Il est donc préférable de préparer cette étape suffisamment tôt, surtout si la prestation du sous-traitant doit commencer rapidement après la notification du marché.

L’acheteur agrée les conditions de paiement

Lorsque le régime applicable le prévoit, l’acheteur agrée également les conditions de paiement du sous-traitant.

Les informations fournies doivent donc être précises. Nature des prestations, montant sous-traité, modalités de règlement. Une incohérence entre la déclaration de sous-traitance et le contrat conclu avec votre partenaire peut entraîner des demandes de clarification et ralentir la procédure.

L’acheteur conserve un droit de regard sur la sous-traitance

Le contrat de sous-traitance est conclu entre vous et votre partenaire, mais cela ne signifie pas que l’acheteur reste totalement extérieur à son exécution.

Il peut demander des informations sur les prestations confiées, contrôler certains éléments ou vérifier la situation du sous-traitant lorsque les textes ou le marché le permettent.

En pratique, vous devez donc être capable d’expliquer qui intervient, sur quelles prestations et dans quelles conditions.

L’acheteur effectue le paiement direct lorsque les conditions sont remplies

Dans certaines situations prévues par les textes, le sous-traitant peut être payé directement par l’acheteur. Le paiement ne transite alors pas par le titulaire pour les sommes concernées.

Ce mécanisme offre une protection au sous-traitant, mais il n’efface pas le rôle du titulaire. Vous restez impliqué dans la procédure de paiement et vous devez respecter les formalités prévues.

Encadrez aussi les obligations du sous-traitant

Le sous-traitant doit exécuter exactement ce qui lui a été confié

Son premier engagement consiste à réaliser les prestations prévues dans le contrat de sous-traitance, dans les conditions convenues avec vous.

Il doit respecter les délais, les exigences techniques et les contraintes qui s’appliquent à sa partie du marché. Il est donc important qu’il dispose des documents utiles et qu’il connaisse les exigences du DCE qui concernent directement son intervention.

Ne partez pas du principe qu’il les connaît déjà. Une réunion de lancement ou une transmission commentée des documents peut éviter de nombreuses incompréhensions.

Le sous-traitant doit respecter ses propres obligations légales

Le sous-traitant reste responsable du respect des règles qui lui sont applicables, notamment en matière de sécurité, de droit du travail ou d’environnement.

De votre côté, vous avez intérêt à vérifier les points qui peuvent avoir une incidence sur l’exécution du marché. Si une non-conformité bloque un chantier ou entraîne une intervention de l’acheteur, votre entreprise sera directement concernée.

Si le sous-traitant devient défaillant, vous restez responsable envers l’acheteur. Selon les circonstances et les clauses de votre contrat, vous pourrez ensuite vous retourner contre votre partenaire pour obtenir réparation du préjudice subi.

Attention également à la sous-traitance en chaîne. Si votre sous-traitant fait lui-même appel à une autre entreprise, un niveau supplémentaire de responsabilité et de paiement apparaît. Le sous-traitant de premier rang devient alors entrepreneur principal vis-à-vis de son propre sous-traitant.

Plus la chaîne comporte d’intervenants, plus le suivi devient délicat. Vérifiez donc qui réalise réellement les prestations et ne laissez pas apparaître un nouveau sous-traitant sans savoir dans quelles conditions il intervient.

Dans tous les cas, formalisez les responsabilités dès le départ. Un contrat précis et un suivi régulier réduisent le risque de désaccord pendant l’exécution du marché.

Comprenez le fonctionnement de la sous-traitance en cascade

La sous-traitance en cascade, également appelée sous-traitance indirecte ou de second rang, apparaît lorsqu’un sous-traitant direct du titulaire confie à son tour une partie de ses prestations à une autre entreprise.

Le sous-traitant de premier rang devient alors entrepreneur principal vis-à-vis de son propre sous-traitant. Le mécanisme peut se répéter à plusieurs niveaux, ce qui explique l’expression « sous-traitance en cascade ».

Plus la chaîne s’allonge, plus vous devez être attentif à l’organisation des responsabilités et des paiements.

• Le sous-traitant de premier rang ne peut pas confier la totalité de ses prestations à son propre sous-traitant. Il doit conserver une partie de l’exécution.
• Le titulaire du marché public reste responsable de l’ensemble des prestations, y compris de celles exécutées par les sous-traitants de différents rangs.
• Le sous-traitant de second rang doit également être accepté selon les règles applicables, même si son régime de paiement diffère de celui du sous-traitant direct.
• Le sous-traitant de second rang ne bénéficie pas du paiement direct par l’acheteur. Son paiement doit notamment être sécurisé par une caution ou une délégation de paiement dans les conditions prévues par les textes.

Conseil pratique. Avant d’accepter une sous-traitance en cascade, identifiez chaque intervenant, les prestations réellement exécutées et le circuit de paiement. Cette organisation peut apporter des compétences supplémentaires, mais elle augmente aussi les risques de retard, d’erreur et de mauvaise coordination.

Distinguez la cotraitance de la sous-traitance

La cotraitance et la sous-traitance permettent toutes deux à plusieurs entreprises d’intervenir sur un marché public, mais leur organisation juridique est très différente. Vérifiez bien dans quelle situation vous vous trouvez avant de constituer votre dossier.

Cotraitance

En cotraitance, plusieurs entreprises répondent ensemble à l’acheteur dans le cadre d’un groupement. Elles participent directement au marché public et organisent entre elles la répartition des prestations.

Le niveau de responsabilité dépend de la forme du groupement. Il peut notamment s’agir d’un groupement solidaire, d’un groupement conjoint avec mandataire solidaire ou d’un groupement conjoint avec mandataire non solidaire.

Les cotraitants déterminent entre eux la répartition des missions et des responsabilités correspondant à l’exécution du marché.

L’acheteur ne procède pas à l’acceptation individuelle de chaque cotraitant selon le mécanisme applicable aux sous-traitants puisque les membres du groupement candidatent directement avec lui.

Sous-traitance

En sous-traitance, deux contrats distincts existent. Le premier relie l’acheteur au titulaire du marché. Le second relie le titulaire à son sous-traitant.

Le titulaire reste seul responsable de l’exécution globale du marché vis-à-vis de l’acheteur, y compris pour les prestations réalisées par le sous-traitant.

Le sous-traitant doit être déclaré et accepté dans les conditions prévues par les textes.

L’acheteur n’est pas partie au contrat de sous-traitance conclu entre le titulaire et son partenaire.

À retenir. Le choix entre cotraitance et sous-traitance dépend surtout de la façon dont vous souhaitez organiser la réponse et l’exécution du marché.

• En cotraitance, plusieurs entreprises candidatent ensemble et deviennent directement membres du groupement titulaire.
• En sous-traitance, une entreprise reste titulaire du marché et confie une partie de l’exécution à un partenaire.

Avant de choisir, examinez la répartition des responsabilités, le rôle de chaque entreprise et la relation souhaitée avec l’acheteur.

Vérifiez quelle part du marché peut être sous-traitée

Il n’existe pas, pour les marchés publics classiques, de montant maximum général et fixe applicable à toute sous-traitance. Vous devez néanmoins respecter plusieurs limites et obligations.

Le titulaire doit exécuter lui-même une partie des prestations. Il ne peut donc pas confier la totalité du marché à des sous-traitants. Vérifiez également si le DCE identifie des tâches qui doivent obligatoirement être exécutées par le titulaire.

Le montant déclaré pour les prestations sous-traitées doit correspondre à la réalité économique des prestations. L’acheteur peut contrôler ce montant et demander des explications lorsqu’il estime qu’il paraît anormalement bas.

Attention également à la sous-traitance en cascade. Même lorsque plusieurs rangs de sous-traitants interviennent, le titulaire reste responsable de l’exécution globale du marché.

Dans les marchés de défense ou de sécurité, des règles particulières peuvent s’appliquer, notamment concernant la part de sous-traitance pouvant être demandée par l’acheteur. Vérifiez alors les dispositions spécifiques du dossier et du Code de la commande publique.

Vérifiez le traitement de la TVA

La question de la TVA se pose notamment lorsque la sous-traitance concerne des travaux de construction.

Le régime applicable dépend de la nature exacte des prestations. Pour certains travaux de construction réalisés en sous-traitance et portant sur un bien immobilier, un mécanisme d’autoliquidation de la TVA est prévu.

Dans ce cas, le fonctionnement est le suivant.

• L’entrepreneur principal est le preneur assujetti.
• Le sous-traitant facture les prestations concernées hors taxe.
• Le titulaire procède à l’autoliquidation de la TVA selon les règles fiscales applicables.

Ce mécanisme évite que le sous-traitant collecte lui-même la TVA sur les prestations concernées avant que le titulaire ne la récupère.

Attention, l’autoliquidation ne s’applique pas automatiquement à toutes les prestations sous-traitées. Vérifiez la nature des travaux et le régime fiscal applicable à votre situation avant d’établir les factures.

Déclarez obligatoirement vos sous-traitants

Oui, lorsque vous recourez à un sous-traitant dans le cadre d’un marché public, celui-ci doit être déclaré conformément aux règles applicables.

Ne commencez donc pas l’exécution avec une entreprise non déclarée en pensant régulariser la situation plus tard. Plusieurs obligations doivent être respectées.

• Le titulaire doit déclarer le sous-traitant conformément à la loi du 31 décembre 1975 et au Code de la commande publique.
• Le sous-traitant doit être accepté par l’acheteur et ses conditions de paiement agréées lorsque ce mécanisme est applicable.
• La déclaration est notamment réalisée au moyen du formulaire DC4 ou d’un document contenant les informations équivalentes requises.
• Le recours à un sous-traitant non déclaré peut constituer une sous-traitance occulte et exposer le titulaire à des conséquences contractuelles, pouvant aller jusqu’à la résiliation selon la situation.

Conseil pratique. Préparez la déclaration dès que vous connaissez le sous-traitant et les prestations qui lui seront confiées. Plus vous attendez, plus vous augmentez le risque de bloquer le démarrage d’une prestation ou le paiement de votre partenaire.

Utilisez le DC4 plutôt que les DC1 et DC2 pour déclarer le sous-traitant

Le sous-traitant n’a pas à remplir les formulaires DC1 et DC2 comme s’il était lui-même candidat ou membre d’un groupement.

Le formulaire DC1 concerne notamment la candidature du candidat ou du groupement. Il permet d’identifier le soumissionnaire, les lots auxquels il répond et, en cas de groupement, son mandataire.

Le formulaire DC2 permet au candidat individuel ou au membre d’un groupement de présenter notamment ses capacités professionnelles, techniques et financières.

Le sous-traitant est, lui, présenté à l’acheteur au moyen du formulaire DC4, qui constitue la déclaration de sous-traitance. L’entreprise qui sous-traite renseigne ce document avec les informations nécessaires concernant son partenaire et les prestations qui lui sont confiées.

Le sous-traitant doit donc transmettre au titulaire les informations nécessaires à la préparation du DC4.

• La nature des prestations sous-traitées.
• Le prix des prestations sous-traitées.
• La durée du contrat de sous-traitance.
• Les conditions de paiement.
• Les informations et déclarations demandées au regard des interdictions de soumissionner.

Vérifiez bien la cohérence entre le DC4, le contrat de sous-traitance, le montant de l’offre et les prestations réellement exécutées. Une différence entre ces documents peut entraîner des demandes de clarification et compliquer le paiement.

Rédigez un contrat de sous-traitance suffisamment précis

Le contrat de sous-traitance organise la relation entre le titulaire du marché public et le sous-traitant. Plus il est précis, plus il réduit les risques de désaccord pendant l’exécution.

Décrivez précisément l’objet du contrat

Indiquez clairement la mission confiée au sous-traitant. La description doit permettre d’identifier sans ambiguïté les prestations concernées et de les rapprocher de celles prévues dans le marché public.

Fixez clairement le prix de la prestation

Le contrat doit préciser le prix des prestations sous-traitées et le régime de TVA applicable. Pensez également aux éventuelles modalités de variation ou d’actualisation des prix lorsque cela est pertinent.

Attention à la cohérence économique entre le marché principal et le contrat de sous-traitance. Une mauvaise anticipation de l’évolution des prix peut réduire fortement votre marge ou celle de votre partenaire pendant l’exécution.

Définissez les conditions de paiement

Précisez les délais, les modalités de facturation et, lorsque cela est prévu, les avances ou acomptes. Les informations déclarées à l’acheteur doivent rester cohérentes avec l’organisation contractuelle convenue avec le sous-traitant.

Répartissez clairement les obligations et responsabilités

Le contrat doit préciser ce que chaque entreprise doit fournir, produire ou contrôler. Rappelez-vous que le titulaire reste responsable vis-à-vis de l’acheteur de l’ensemble des prestations, même lorsqu’elles sont exécutées par son sous-traitant.

Ajoutez les clauses utiles à l’exécution du marché

Selon la nature des prestations, plusieurs clauses peuvent compléter le contrat de sous-traitance.

• Durée du contrat.
• Clause d’indexation lorsque les conditions économiques le justifient.
• Modalités de modification du contrat.
• Conditions de livraison, notamment le lieu, les délais, le transport et l’emballage.
• Conséquences du non-respect des délais, par exemple les pénalités ou réductions de prix prévues au contrat.
• Modalités de contrôle et de réception des prestations.
• Garanties accordées au sous-traitant.
• Confidentialité des informations transmises.
• Propriété intellectuelle lorsque les prestations sont protégées par des droits.
• Obligations relatives à la lutte contre le travail dissimulé.
• Tribunal compétent et droit applicable en cas de litige.

Le contrat de sous-traitance doit respecter les dispositions applicables du Code de la commande publique et de la loi du 31 décembre 1975. Le titulaire doit également pouvoir le communiquer à l’acheteur lorsque celui-ci le demande dans les conditions prévues par les textes.

Conseil pratique. Ne traitez pas le contrat de sous-traitance comme une formalité distincte du marché public. Vérifiez que ses délais, prestations, prix et obligations restent compatibles avec les engagements que vous avez vous-même pris auprès de l’acheteur.