Profil d'acheteur - Plateforme de dématérialisation

Définition du profil d'acheteur

Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des entreprises par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires (Source : Article R2132-3, Article R2332-5 et Article R3122-10 du code de la commande publique).

Un arrêté du ministre chargé de l'économie figurant en annexe du présent code détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s'imposent aux profils d'acheteur.

Principales fonctionnalités du profil d'acheteur

Le profil d'acheteur est un dispositif dématérialisé prévu par le code de la commande publique pour la passation des marchés publics.

Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation s’applique à de nombreuses procédures de marchés publics en France. Elle repose notamment sur le profil d’acheteur, aussi appelé salle des marchés ou place de marchés. Cette plateforme permet de publier les consultations, mettre les documents à disposition et gérer les échanges avec les entreprises.

Voici les principales caractéristiques du profil d'acheteur qui sont définies par l'arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs :

• Il s'agit d'une plateforme en ligne permettant aux acheteurs publics de gérer leurs procédures de marchés publics par voie électronique
• Le profil d'acheteur est obligatoire pour les marchés de plus de 40.000 € HT (Article R2132-1 du CCP) lorsque la procédure donne lieu à publication d’un avis d’appel à la concurrence (APC) donc en particulier pour les procédures formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitif,)
• Il permet la mise à disposition des documents de la consultation, la réception électronique des candidatures et des offres et les échanges dématérialisés
• L'adresse URL du profil d'acheteur doit être mentionnée dans les avis de publicité et les règlements de consultation
• Les candidats doivent impérativement déposer leurs offres sur le profil d'acheteur à la procédure dédiée
• Le profil d'acheteur horodate les dépôts et génère des avis de réception électronique
• Il offre aussi des services comme un coffre-fort électronique ou une messagerie sécurisée
• Il garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges.
• L'accès est gratuit, libre, direct et complet pour les entreprises candidates aux marchés publics

Ainsi, le profil d'acheteur constitue aujourd'hui le principal outil de dématérialisation des procédures de marchés publics en France. Son utilisation est obligatoire dans le cadre de la majorité des procédures qu'elles soient formalisées ou non comme la procédure adaptée.

La plateforme doit mettre à disposition gratuitement le DCE pour les entreprises

La mise à disposition des documents de la consultation (DCE), en ce qui concerne les marchés publics, est régie par les dispositions réglementaires suivantes du code de la commande publique :

• Conformément à L'article R2132-2 du code de la commande publique, les documents de la consultation doivent être gratuitement accessibles aux opérateurs économiques à partir de la date de publication de l'avis d'appel à la concurrence, via un profil d'acheteur.
• En ce qui concerne les marchés de défense ou de sécurité, L'article R2332-3 du code stipule que lorsque l'acheteur décide d'autoriser ou d'imposer la dématérialisation de sa procédure, il est tenu de publier les documents de la consultation sur un profil d'acheteur.

Le DCE doit être intégralement disponible sur le profil d'acheteur

Il faut noter que ces documents de la consultation doivent être intégralement disponibles sur le profil d'acheteur à partir de la date de publication de l'avis d'appel à la concurrence. Il est strictement interdit de les rendre accessibles aux opérateurs économiques avant la publication de l'avis, car cela pourrait fausser le jeu de la concurrence.

Cependant, dans le contexte des procédures restreintes, certaines informations des documents de la consultation ne sont pas obligatoires lors de leur mise à disposition initiale.

En vertu de L'article R2144-9 du code de la commande publique, des détails tels que la date limite de réception des offres, l'adresse de dépôt des offres, les langues autorisées pour leur présentation, la liste des documents requis dans les offres, ainsi que la pondération ou la hiérarchisation des critères, peuvent être communiqués ultérieurement, spécifiquement lors de l'envoi des invitations aux candidats sélectionnés.

L'accès au DCE doit être gratuit, complet, direct et exempt de toute restriction

En ce qui concerne l'accès aux documents de la consultation, l'article 1 de l'annexe 6 du code de la commande publique, qui traite des modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde, stipule clairement que cet accès doit être gratuit, complet, direct et exempt de toute restriction.

Le profil d'acheteur et la transformation numérique des marchés publics

Comment accéder aux documents d'un appel d'offres sur un profil d'acheteur ?

Lorsqu’une entreprise repère un appel d’offres qui l’intéresse, la première étape consiste à retrouver la plateforme utilisée par l’acheteur. C’est sur ce profil d’acheteur que sont généralement regroupés l’avis, les documents de la consultation et les principaux échanges liés à la procédure.

Trouver le profil d'acheteur

Les collectivités, établissements publics ou ministères utilisent souvent un profil d’acheteur pour publier leurs consultations et recevoir les réponses des entreprises. Cette plateforme peut être directement rattachée à leur site Internet ou exploitée par un prestataire spécialisé.

Pour la retrouver, plusieurs chemins sont possibles.

• Consultez le site Internet de l’administration concernée. Les liens vers les consultations figurent souvent dans les rubriques consacrées aux marchés publics, aux appels d’offres ou à la commande publique.
• Vous pouvez aussi rechercher l’avis sur des sites spécialisés comme le BOAMP, puis suivre le lien indiqué vers la plateforme de l’acheteur. Un moteur de recherche peut également permettre de retrouver directement le profil recherché.

Consulter les avis de marché

Une fois sur la plateforme, l’entreprise peut parcourir les avis disponibles et identifier les consultations correspondant à son activité, à sa zone d’intervention ou au type de prestations qu’elle propose.

L’avis donne les premières informations utiles sur le marché. Il permet ensuite d’accéder à la page de la consultation et aux documents nécessaires pour examiner plus précisément le besoin de l’acheteur.

Télécharger les documents de la consultation

Après avoir sélectionné la consultation, les documents peuvent être consultés ou téléchargés depuis le profil d’acheteur. L’entreprise peut ainsi récupérer les pièces nécessaires pour comprendre la demande et préparer sa candidature ou son offre.

Il est souvent utile ou nécessaire de créer un compte. Cette identification permet notamment d’accéder à certaines fonctions, de suivre plus facilement la consultation ou de recevoir les informations diffusées pendant la procédure.

Poser des questions en ligne

Un document peut être imprécis ou faire naître une question au moment de préparer la réponse. Le profil d’acheteur prévoit généralement un espace permettant de transmettre une demande de précision à l’acheteur.

La réponse apportée peut ensuite être portée à la connaissance des autres entreprises intéressées. Ce fonctionnement permet aux candidats de travailler à partir d’un même niveau d’information pendant la consultation.

Contacter l'assistance ou consulter l'aide disponible

L’utilisation d’une plateforme en ligne peut aussi entraîner des difficultés très concrètes. Un téléchargement peut mal fonctionner, un outil peut ne pas se lancer correctement ou un problème peut apparaître au moment de transmettre les fichiers.

Dans ce type de situation, le profil d’acheteur propose généralement une assistance ou des ressources d’aide destinées aux utilisateurs.

Les problèmes rencontrés peuvent par exemple concerner :

• une technologie ou un composant nécessaire au fonctionnement de la plateforme,
• un logiciel utilisé pour préparer, signer ou transmettre les documents,
• la configuration de l’ordinateur ou de l’environnement informatique de l’utilisateur,
• un ralentissement, une erreur ou un dysfonctionnement directement lié à la plateforme.

Le niveau d’accompagnement varie d’un profil d’acheteur à l’autre. Certaines plateformes proposent plusieurs solutions afin que l’utilisateur puisse choisir celle qui correspond le mieux au problème rencontré.

• Une assistance virtuelle peut répondre aux questions les plus courantes et orienter l’utilisateur vers une procédure ou une rubrique d’aide.
• Un espace de discussion en ligne peut permettre d’échanger avec le support directement depuis la plateforme.
• Une assistance téléphonique offre un contact direct lorsqu’une difficulté demande une réponse plus précise ou immédiate.
• Des guides utilisateurs peuvent détailler les principales manipulations, depuis l’accès au compte jusqu’au téléchargement des documents et au dépôt de l’offre.

Prévoir suffisamment de temps pour déposer son offre

Le dépôt de l’offre est une étape à préparer avec attention.

Une transmission électronique dépend de plusieurs éléments techniques qui peuvent ralentir ou interrompre l’envoi des fichiers.

Il est donc préférable de commencer le dépôt suffisamment tôt avant l’heure limite fixée par l’acheteur.

Plusieurs difficultés peuvent notamment apparaître :

• une connexion Internet lente, instable ou momentanément indisponible,
• des outils ou logiciels qui communiquent mal entre eux,
• des fichiers dont le volume rallonge le temps de transmission.

Le dépôt doit être entièrement terminé avant l’heure limite. Il faut donc tenir compte du temps nécessaire pour transmettre l’ensemble des fichiers.

La plateforme peut également demander à l’entreprise de s’identifier avant de transmettre sa réponse.

Il est prudent de déposer son offre suffisamment en avance pour garder le temps de réagir en cas de difficulté technique.

Tous les documents d'un appel d'offres sont-ils disponibles sur un profil d'acheteur ?

Les documents nécessaires à la consultation sont normalement mis à disposition des entreprises sur le profil d’acheteur à partir du lancement de la procédure.

Dans certaines procédures, une partie des informations peut toutefois être communiquée plus tard aux entreprises retenues pour poursuivre la consultation.

L’accès aux documents doit permettre aux entreprises intéressées de consulter et de télécharger les éléments nécessaires pour préparer leur réponse.

Le profil d'acheteur, un élément central de la dématérialisation des achats publics

Le profil d’acheteur occupe désormais une place importante dans le fonctionnement des marchés publics dématérialisés. Il rassemble sur une même plateforme une grande partie des informations, documents et échanges nécessaires au déroulement d’une consultation.

Des procédures largement dématérialisées

Le développement des échanges numériques a profondément modifié la manière dont les marchés publics sont préparés, publiés et suivis.

Les entreprises consultent les avis en ligne, téléchargent les documents, transmettent leurs réponses et communiquent avec l’acheteur depuis des plateformes dédiées. Les échanges papier deviennent ainsi beaucoup moins présents au cours de la procédure.

Le profil d'acheteur comme point de rencontre

Le profil d’acheteur sert d’espace de travail commun entre l’acheteur public et les entreprises intéressées par un marché.

L’acheteur peut y publier les informations relatives à la consultation, mettre les documents à disposition et recevoir les candidatures ou les offres. Il peut aussi l’utiliser pour transmettre des messages et des informations pendant le déroulement de la procédure.

Pour l’entreprise, la plateforme devient un point d’accès essentiel. Elle permet de suivre la consultation, récupérer les pièces utiles et déposer sa réponse au même endroit.

Plusieurs services réunis sur une même plateforme

Le profil d’acheteur regroupe les principales fonctions nécessaires à la gestion numérique d’une consultation.

Publication des informations, accès aux documents, échanges avec les candidats, réception des réponses ou conservation de certaines données peuvent ainsi être gérés depuis le même environnement.

Les fonctionnalités du profil d'acheteur

Au fil de la procédure, le profil d’acheteur met différents outils à la disposition des acheteurs et des entreprises. Il permet notamment de publier les informations relatives aux marchés, de donner accès aux documents de consultation et de recevoir les candidatures ou les offres par voie électronique.

La plateforme sert également d’espace d’échange pendant la consultation. L’acheteur peut y transmettre des informations aux candidats et répondre aux questions qui lui sont adressées.

Certains documents et échanges peuvent être conservés sous forme électronique, ce qui facilite le suivi de la procédure et la consultation de son historique. Des données relatives aux marchés peuvent aussi être rendues accessibles au public afin de renforcer la transparence.

Les avantages du profil d'acheteur

La dématérialisation des marchés publics et l’utilisation du profil d’acheteur simplifient de nombreuses opérations réalisées auparavant par courrier ou sur papier.

Les entreprises accèdent plus rapidement aux documents et peuvent transmettre leur réponse directement en ligne. Les informations envoyées par l’acheteur circulent également plus facilement, ce qui accélère les échanges pendant la consultation.

Cette organisation réduit les impressions et les envois physiques. Elle peut aussi alléger une partie des coûts liés au traitement administratif des procédures.

• Les entreprises peuvent consulter des marchés sans être limitées par leur situation géographique.
• Les actions réalisées sur la plateforme facilitent le suivi des échanges et des dépôts.
• La traçabilité permet de retrouver plus facilement le déroulement de la procédure lorsqu’une vérification ou une difficulté intervient.

Le profil d'acheteur et la transformation des pratiques d'achat public

Le profil d’acheteur peut également faire évoluer l’organisation du travail. La dématérialisation peut couvrir un parcours de plus en plus large, depuis l’expression du besoin jusqu’au suivi de l’exécution du contrat.

Lorsque les différents outils peuvent échanger des données, certaines informations circulent plus facilement et les ressaisies diminuent. Une partie des traitements peut aussi être automatisée, ce qui simplifie le travail quotidien des équipes.

Cette évolution peut conduire les acheteurs à revoir leurs méthodes internes, à raccourcir certains circuits et à mieux organiser le partage des informations. Une plateforme plus claire et plus accessible facilite également son utilisation par les entreprises.

Les données collectées au fil des consultations offrent enfin une vision plus précise de l’activité d’achat. Elles peuvent servir à suivre les résultats, observer les pratiques et améliorer progressivement le pilotage des achats publics.